Fundamentos de Documentación: Estructura, Caracterización y Gestión Documental Empresarial

Elementos que Conforman un Documento

Un documento se compone de varios elementos fundamentales:

• Información: Se refiere al contenido o el mensaje que el documento porta.
• Soporte: Es el contenedor físico o digital de la información (ejemplo: papel).
• Registro: Es el medio o técnica utilizada para fijar dicha información al soporte (ejemplo: lápiz).

Peculiaridades de los Documentos

Los documentos presentan características distintivas que definen su naturaleza:

• Carácter Seriado: Se producen uno a uno, constituyendo una serie documental.
• Génesis: Se producen como resultado de la actividad natural de una entidad o proceso.
• Exclusividad: La información que contienen es única en su contexto.
• Interrelación: Su significado completo se obtiene por su pertenencia a un conjunto o serie.

Caracteres Externos de los Documentos

Estos caracteres se refieren al medio o procedimiento a través del cual se transmite la información y a su presentación física:

Clasificación según el Medio de Transmisión

• Documentos textuales.
• Documentos gráficos.
• Documentos audiovisuales.
• Documentos sonoros.
• Documentos informáticos.

Clasificación según el Tipo Documental

• Original: Son auténticos y se corresponden con el autor, fecha y lugar que expresan.
• Copia: Contienen la misma información que el documento original, pero carecen de los requisitos de autenticidad del mismo. Los instrumentos tecnológicos favorecen la creación de copias.

Caracteres Internos de los Documentos

Están relacionados con la personalidad intrínseca del documento y las partes que lo constituyen:

1. Entidad Productora: ¿Quién es el autor? Puede ser una persona física, jurídica, pública o privada.
2. Orígenes Funcionales: Las causas por las que se ha creado el documento: función, actividad o trámite específico.
3. Datación Crónica/Tópica: El lugar y la fecha en la que se ha producido el documento.
4. Contenido Sustantivo: El asunto principal del documento, incluyendo sus fines y el objetivo de su redacción.

Gestión de Documentos

La Gestión Documental es el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr la economía y la eficiencia de una organización, asegurando la disponibilidad de la información durante todo su ciclo de vida.

Tipos de Documentos que Genera una Empresa

Los documentos generados por una empresa se pueden clasificar según su utilidad:

• Documentos/Información de utilidad para la gestión empresarial: Relativos a la función que realiza la empresa (ej. normativa interna).
• Documentos a conservar por imperativo legal: Documentos que la empresa debe conservar por motivos legales durante un tiempo determinado (ej. factura).
• Documentos/Información de carácter histórico: Documentos que reflejan los inicios de la empresa (ej. escrituras notariales).

Clasificación de los Archivos

Los archivos se clasifican generalmente según la frecuencia de uso y vigencia de la documentación que contienen:

• Archivo Activo: Contiene documentos en vigor, de utilidad, con consulta frecuente y necesaria.
• Archivo Semiactivo: Documentos no necesarios para la función diaria, con consulta poco frecuente.
• Archivo Inactivo: Documentos de total inactualidad y consulta prácticamente nula.
• Archivo Informático: Información en soporte informático, incluyendo copias de seguridad necesarias.

Sistemas de Clasificación Archivística

Los sistemas utilizados para organizar la documentación incluyen:

• Alfabético
• Numérico
• Alfanumérico
• Cronológico
• Geográfico
• Por materia o asunto