Fundamentos Documentales y Proceso Operativo de la Compraventa Mercantil

El Pedido Comercial

• Cuando una empresa detecta la necesidad de comprar productos o servicios, procede a realizar un pedido a un proveedor.
• La correcta cumplimentación del pedido con todos los datos y condiciones es una garantía frente a posibles errores y malas interpretaciones.

Formas de Solicitud de Pedido:

• Correo electrónico
• Página web
• Fax
• Teléfono
• Carta comercial
• Pedido impreso (documento habitual denominado "pedido")
• Visita de agentes comerciales

La Operación de Compraventa

Definición

Operación en la que el comprador/cliente, que tiene necesidad de adquirir un producto/servicio, lo hace a otro (vendedor/proveedor). Se entrega a cambio de una contraprestación económica.

Documentos Fundamentales de la Compraventa

• Pedido: Documento que inicia la compraventa.
• Albarán (o nota de entrega): Documento que acompaña la mercancía.
• Factura: Documento que acredita legalmente la operación.
• Nota de abono.
• Nota de gastos o cargo.

Proceso de Compra

1. Solicitud de mercancía.
2. Recepción de mercancía (entrada en almacén).
3. Almacenamiento del producto.
4. Recepción y registro de la factura.
5. Pago de factura.
6. Contabilización de la operación.

Proceso de Venta

1. Recepción del pedido del cliente.
2. Envío/Entrega de mercancía (salida del almacén).
3. Confección y envío de la factura.
4. Cobro de la factura.
5. Contabilización de la operación.

Registro de Proveedores

Fichas que nos facilitarán con rapidez los datos de proveedores para solicitar ofertas y emitir posteriormente los pedidos.

El Albarán (o Nota de Entrega)

Es el documento que acompaña a la mercancía en el momento de su entrega al comprador.

Verificaciones con el Albarán

Con el albarán comprobamos:

• Que han salido las mercancías del almacén del vendedor.
• La recepción de la mercancía por el comprador.
• Que se ha realizado el transporte.

Copias del Albarán

Del albarán deben hacerse varias copias:

• Copia para el vendedor: Sirve para justificar la salida de las mercancías del almacén.
• Copia para ser firmada por el comprador: El comprador debe comprobar que los datos del albarán concuerdan con la mercancía recibida y con el pedido que realizó. Devuelve al vendedor una copia firmada y sellada.
• Copia para el comprador: El comprador se queda con una de las copias para justificar que ha recibido la mercancía, dar la entrada a las mercancías en el almacén y comprobar los datos cuando reciba la factura.

La Factura

La factura es un documento que acredita legalmente la operación de compraventa.

Tipos de IVA Aplicables

• IVA General (21%)
• IVA Reducido (10%)
• IVA Superreducido (4%)