Fundamentos Esenciales de la Planificación Administrativa: Principios, Etapas y Tipos de Planes

La Planificación: Función Primordial de la Administración

La planificación consiste en establecer por anticipado: ¿qué hacer?, ¿cómo hacer? y ¿cuándo hacerlo? Consiste en seleccionar la mejor alternativa para lograr el objetivo. De todas las funciones administrativas, la planificación es primordial, ya que no se puede controlar ni coordinar lo que no se ha planificado.

Principios Fundamentales de la Planificación

La naturaleza de la planificación se rige por una serie de principios esenciales:

• Contribución al Objetivo

  Todo plan debe contribuir al objetivo de la empresa, evaluando las alternativas que sirven para alcanzarlo.

• Primacía de la Planificación

  No se puede dirigir ni controlar algo que no está planificado. Es decir, para poder llegar a todas las etapas de la administración, tiene que existir la planificación.

• Carácter Penetrante de la Planificación

  Se debe planificar para todos los niveles de la escala jerárquica. Además del plan gerencial que abarca toda la empresa, cada uno de los jefes de todos los niveles deben planificar sus trabajos, en concordancia con el plan principal.

• Eficacia de los Planes

  Un plan es eficiente si consigue los objetivos con un mínimo de consecuencias imprevistas y obtiene mayores ganancias a menor costo.

Características de la Planificación

• Concentra la atención en los objetivos de la empresa.
• Es económica, tiende a reducir los costos al mismo tiempo, ya que reduce los esfuerzos individuales, originando un esfuerzo conjunto y dirigido.
• Sirve para el control, pues no se puede controlar ninguna actividad si previamente no se estableció la forma de realizarla.

Etapas del Proceso de Planificación

1. Establecer el Objetivo

   Se deben establecer con claridad los objetivos para la empresa en su conjunto y para cada unidad subordinada.

2. Establecimiento de Premisas

   Son el marco dentro del cual la empresa desarrolla sus actividades. Existen tres tipos de premisas:

   • Las no controlables: Por ejemplo, el aumento de la población, las políticas tributarias, etc.
   • Las semicontrolables: Es decir, las que la empresa no puede controlar totalmente, por ejemplo, la mano de obra.
   • Las controlables por la empresa: Por ejemplo, el estilo o las condiciones de trabajo.

3. Búsqueda y Examen de Líneas de Acción Alternativas

   Se deben buscar y analizar todas las líneas de acción posibles, sin desechar de antemano ninguna.

4. Selección de la Línea de Acción

   Elegir la mejor alternativa.

5. Elección de Planes Derivados

   Son planes que se confeccionan para apoyar al plan principal.

Diversos Tipos de Planes

• Objetivos

  Constituyen el plan básico de la empresa. Los objetivos de los departamentos o secciones deben contribuir al objetivo general de la empresa.

• Políticas

  Se les conoce también como planes de acción. Son guías de acción para los dirigentes, son generales y por lo general no se formulan por escrito.

• Procedimientos

  Son planes en los cuales se instrumentan las políticas. Se detalla en una secuencia cronológica los pasos a seguir.

• Reglas

  Señalan conductas a seguir.

• Presupuestos

  Son planes realizados en términos numéricos para estimar la posible utilidad de una actividad, de un ejercicio, etc.

• Programas

  Son un conjunto de políticas y procedimientos apoyados generalmente en un presupuesto sobre actividades extraordinarias y temporales.

• Estrategias

  Son planes que se realizan teniendo en cuenta a la competencia.