Fundamentos de la Estructura Organizacional: Conceptos Esenciales y Criterios de Diseño

1.2. Dimensiones Clave de la Estructura Organizacional

1.2.3. La Cadena de Mando

Es una línea continua de autoridad que se extiende desde la cima de la organización hasta el escalón más bajo y define quién informa a quién. Responde a preguntas esenciales para los empleados como: «¿A quién acudo si tengo un problema?» y «¿Ante quién soy responsable?».

En la cadena de mando se tienen presentes dos conceptos importantes:

• Autoridad: Se refiere al derecho inherente de una posición administrativa para dar órdenes y esperar que estas se cumplan.
• Unidad de Mando: Ayuda a preservar el concepto de una línea ininterrumpida de autoridad. Si se rompe la unidad de mando, un subordinado podría tener que atender demandas o prioridades conflictivas de varios superiores.

1.2.4. Tramo de Control

Determina en gran parte el número de niveles y administradores que tiene una organización.

1.2.5. Centralización y Descentralización

La Centralización se refiere al grado hasta el cual la toma de decisiones se concentra en un solo punto de la organización.

La Descentralización se da cuando hay aportes de personal de nivel inferior o se le da realmente la oportunidad de ejercer su discrecionalidad en la toma de decisiones. En una organización descentralizada, se pueden tomar acciones con mayor rapidez para resolver problemas, y más personas contribuyen con información.

1.2.6. Formalización

Se refiere al grado en que están estandarizados los puestos dentro de la organización.

• Si un puesto está muy formalizado, su ocupante tiene una mínima posibilidad de ejercer su discrecionalidad sobre qué se debe hacer, cuándo se debe hacer y cómo se debe hacer.
• Cuando la formalización es baja, el comportamiento en el puesto no está programado relativamente, y los empleados tienen mucha libertad para ejercer su discrecionalidad en su trabajo.

1.3. Criterios para el Diseño de una Estructura Organizacional

Los siguientes principios o elementos deben ser considerados para el establecimiento de toda organización:

1. Objetivo Previamente Definido y Entendido

   Toda organización deberá establecerse con un objetivo previamente definido y entendido, incluyendo las divisiones o funciones que sean básicas al mismo tiempo. Para que una organización sea eficaz, requiere que sus objetivos sean claros y que la consecución de los mismos esté apoyada por un plan de organización que mantenga las políticas para llevar a cabo la acción.

2. Equilibrio entre Responsabilidad y Autoridad

   La responsabilidad siempre deberá ir acompañada por la autoridad correspondiente. La autoridad no se puede concebir separada de las responsabilidades; es decir, esta debe ser comprendida por la persona que la ejerza y por los demás miembros de la organización.

3. Delegación Descendente de la Autoridad

   De acuerdo con el sistema de organización que se establezca, la autoridad debe darse de un nivel superior a otro inferior. La falta de una apropiada delineación de autoridad produce demora, mala comunicación, falta de control administrativo y, sobre todo, fuga de responsabilidad.

4. División Adecuada del Trabajo

   Una división adecuada del trabajo evitará la duplicidad de funciones. Una lista de todas las funciones que se desarrollan en la empresa sirve de referencia para asignarlas a áreas o divisiones específicas, estableciendo y determinando como entidades separadas el menor número de funciones en que pueda ser dividido el trabajo.

5. Unidad de Mando (Responsabilidad Única)

   Cada empleado debe ser responsable ante una sola persona. Si no se respeta el principio básico de la Unidad de Mando, es imposible establecer responsabilidades. Es necesario diferenciar ante quién se es responsable y las cosas por las que se es responsable.

6. Simplicidad y Viabilidad de la Estructura

   Debe estructurarse una organización lo más sencilla posible. Cada estructura deberá ser analizada con el objeto de asegurarse de que resulte práctica desde el punto de vista de costos. Si la misma implica costos elevados, la organización tendrá que ser modificada.