Fundamentos de la Gestión Documental: Funciones, Clases y Sistemas de Ordenación de Archivos Empresariales

1.2. Funciones y Finalidades del Archivo

El archivo debe funcionar como la memoria colectiva de una empresa. Para ello, debe cumplir las siguientes funciones esenciales:

• Almacenar la información.
• Conservar la información.
• Recuperar la información rápidamente y cuando sea necesario.

Las finalidades principales del archivo deben ser:

• Ser el núcleo de la información y documentación, de modo que se pueda desarrollar el trabajo de la manera más eficaz posible.
• Proporcionar los mejores servicios al menor coste.
• Ser una herramienta que facilite la perfecta conservación de los documentos.

1.3. Clases y Sistemas de Ordenación de Archivos

A. Clases de Archivos

Las clases de archivos se definen generalmente según dos criterios principales: la frecuencia de uso y el lugar de almacenamiento.

Clasificación según la frecuencia de uso

Si tenemos en cuenta la frecuencia de uso de la documentación, existen las siguientes categorías:

• Archivos activos: Contienen la documentación más usada y que debe estar al alcance inmediato del trabajador.
• Archivos semiactivos: Contienen información no activa, que se utiliza de forma circunstancial y que está próxima al archivo activo.
• Archivos pasivos: Contienen documentos que no se utilizan casi nunca.

Clasificación según el lugar de almacenamiento

Dependiendo del lugar donde se guardan los documentos, los archivos pueden ser:

• Centralizados: Toda la documentación empresarial está concentrada en un único lugar. Esto permite economizar espacio, equipamientos y empleados.
• Descentralizados: La documentación está repartida por los distintos departamentos. Cada departamento guardará y gestionará los documentos que genere. Este sistema potencia la independencia y ahorra tiempo de desplazamientos.

B. Sistemas de Ordenación de Archivos

Para que el archivo cumpla su función, se debe establecer un criterio de ordenación claro. Ordenar documentos es agruparlos de acuerdo con una norma o criterio conocido, que permita localizarlos de manera eficiente.

Los sistemas de ordenación más frecuentes son:

• Ordenación alfabética: Consiste en colocar los documentos siguiendo el orden que establece el alfabeto (por nombres, asuntos o topónimos).
• Ordenación numérica: Consiste en archivarlos asignando a cada documento un número correlativo.
• Ordenación alfanumérica: Consiste en archivarlos combinando letras y números.
• Ordenación geográfica: Consiste en asociar los documentos según la situación geográfica (ejemplos: pcus, CA, provincia, localidad y domicilio).
• Ordenación cronológica: Coloca la documentación siguiendo un orden temporal, de acuerdo con una fecha (día, mes y año).