Fundamentos de la Gestión de Proyectos: Ciclo de Vida, Documentación Esencial y Equipo

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Conceptos Fundamentales del Proyecto

Proyectar:
Idear un plan y los medios necesarios para ejecutar una cosa.
Proyecto:
Conjunto de escritos, cálculos y dibujos utilizados para dar una idea de cómo ha de ser y lo que va a costar una obra o instalación. La base o elemento fundamental de un proyecto es la máquina.

Fases del Ciclo de Vida de un Proyecto

  • Origen: Intención de satisfacer una necesidad.
  • Estudios Previos: Evaluación técnica y económica.
  • Ingeniería Básica: Creación de documentación con datos de partida a partir de los estudios previos.
  • Ingeniería de Detalle: Desarrollo exhaustivo de la ingeniería básica y creación de un documento de organización del proyecto.
  • Gestión y Compras: Revisión de ofertas y adquisición de los elementos detallados en la fase anterior.
  • Supervisión en Campo: Revisión y control del montaje de los elementos adquiridos.
  • Puesta en Servicio: Verificación de los equipos para asegurar el cumplimiento de la oferta y el proyecto.

Documentación Esencial del Proyecto

  • Memoria

    • Memoria Descriptiva: Se detalla todo el proyecto.
    • Cálculos Justificados: Justificación de la elección de los equipos o instalaciones.
    • Planificación y Programación del Proyecto: Detalle de fases y tiempos.
    • Anexos.
  • Planos

    Se parte de planos generales para llegar a planos de detalle. Deben estar normalizados en cuanto a tamaño, escala y dimensiones. (Vinculantes)

  • Pliego de Condiciones (Vinculante)

    • Pliego de Condiciones Generales: Cuestiones administrativas y legales.
    • Pliego de Condiciones de Materiales y Equipos: Normas, reglamentos, marcas, modelos y equipos específicos.
    • Pliego de Condiciones de Ejecución: Procedimientos para el montaje e instalación de los equipos.
    • Pliego de Condiciones Económicas.
  • Presupuesto

    • Mediciones, precios unitarios, presupuesto parcial y total.

Roles y Responsabilidades en el Equipo de Proyecto

Director de Proyecto:
Máximo responsable de la división y asignación de tareas en la oficina.
Ingeniero de Proyecto:
Responsable de la oficina técnica, realiza visitas de campo (1 o 2 por semana). Sirve de enlace entre el director de proyecto y los coordinadores.
Ingeniero Residente:
Interlocutor de la empresa propietaria sin capacidad ejecutiva, presente si el personal instalador no pertenece a la empresa.
Coordinador de Unidad Funcional (CUF):
Profesional con formación o experiencia técnica, encargado de ejecutar las Órdenes de Trabajo (OT) en fecha, al menor coste y optimizando los recursos humanos y materiales.
Coordinador de Compras:
Técnico con formación generalista, responsable de adquirir los equipos técnicos especificados en el proyecto o solicitados por el CUF.
Coordinador Administrativo:
Encargado de organizar y controlar la documentación, así como de gestionar los pagos.
Jefe de Unidad Funcional (JUF):
Incluye Supervisores (Mecánico, Eléctrico, de Instrumentación).

Manual de Coordinación del Proyecto

Es el documento que regula de forma clara y precisa las relaciones externas e internas del equipo de proyecto. Establece la organización del proyecto junto con su organigrama, los métodos de trabajo, los posibles documentos de control y los circuitos de comunicación o información. Es redactado por el director del proyecto y sus colaboradores cercanos.

  • Introducción: Título del proyecto, localización, nombre del cliente(s), abreviaturas, direcciones completas de todas las entidades relacionadas con el proyecto.
  • General: Resumen o memoria del proyecto, servicios a prestar por el suministrador, servicios a prestar por el proveedor, servicios a prestar por terceros, planificación general, presupuesto, anexo con todos los documentos que intervienen en el proyecto.
  • Organización del Proyecto: Organigrama del proyecto, funciones y responsabilidades de las figuras del organigrama, autoridad.
  • Criterios del Proyecto: Normas, códigos y reglamentos, formato y simbología, órdenes de compra.
  • Distribución y Circulación de Documentos: Cuadro de distribución, número y tipos de copias de cada documento.
  • Comunicaciones: Vías de comunicación, normas de comunicación, numeración y control de archivos de numeraciones.
  • Informes Periódicos: Informes periódicos, revisiones extraordinarias.
  • Procedimientos para Cambios o Adiciones en el Contrato.

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