Fundamentos de la Gestión de Proyectos: Ciclo de Vida, Documentación Esencial y Equipo
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Conceptos Fundamentales del Proyecto
- Proyectar:
- Idear un plan y los medios necesarios para ejecutar una cosa.
- Proyecto:
- Conjunto de escritos, cálculos y dibujos utilizados para dar una idea de cómo ha de ser y lo que va a costar una obra o instalación. La base o elemento fundamental de un proyecto es la máquina.
Fases del Ciclo de Vida de un Proyecto
- Origen: Intención de satisfacer una necesidad.
- Estudios Previos: Evaluación técnica y económica.
- Ingeniería Básica: Creación de documentación con datos de partida a partir de los estudios previos.
- Ingeniería de Detalle: Desarrollo exhaustivo de la ingeniería básica y creación de un documento de organización del proyecto.
- Gestión y Compras: Revisión de ofertas y adquisición de los elementos detallados en la fase anterior.
- Supervisión en Campo: Revisión y control del montaje de los elementos adquiridos.
- Puesta en Servicio: Verificación de los equipos para asegurar el cumplimiento de la oferta y el proyecto.
Documentación Esencial del Proyecto
Memoria
- Memoria Descriptiva: Se detalla todo el proyecto.
- Cálculos Justificados: Justificación de la elección de los equipos o instalaciones.
- Planificación y Programación del Proyecto: Detalle de fases y tiempos.
- Anexos.
Planos
Se parte de planos generales para llegar a planos de detalle. Deben estar normalizados en cuanto a tamaño, escala y dimensiones. (Vinculantes)
Pliego de Condiciones (Vinculante)
- Pliego de Condiciones Generales: Cuestiones administrativas y legales.
- Pliego de Condiciones de Materiales y Equipos: Normas, reglamentos, marcas, modelos y equipos específicos.
- Pliego de Condiciones de Ejecución: Procedimientos para el montaje e instalación de los equipos.
- Pliego de Condiciones Económicas.
Presupuesto
- Mediciones, precios unitarios, presupuesto parcial y total.
Roles y Responsabilidades en el Equipo de Proyecto
- Director de Proyecto:
- Máximo responsable de la división y asignación de tareas en la oficina.
- Ingeniero de Proyecto:
- Responsable de la oficina técnica, realiza visitas de campo (1 o 2 por semana). Sirve de enlace entre el director de proyecto y los coordinadores.
- Ingeniero Residente:
- Interlocutor de la empresa propietaria sin capacidad ejecutiva, presente si el personal instalador no pertenece a la empresa.
- Coordinador de Unidad Funcional (CUF):
- Profesional con formación o experiencia técnica, encargado de ejecutar las Órdenes de Trabajo (OT) en fecha, al menor coste y optimizando los recursos humanos y materiales.
- Coordinador de Compras:
- Técnico con formación generalista, responsable de adquirir los equipos técnicos especificados en el proyecto o solicitados por el CUF.
- Coordinador Administrativo:
- Encargado de organizar y controlar la documentación, así como de gestionar los pagos.
- Jefe de Unidad Funcional (JUF):
- Incluye Supervisores (Mecánico, Eléctrico, de Instrumentación).
Manual de Coordinación del Proyecto
Es el documento que regula de forma clara y precisa las relaciones externas e internas del equipo de proyecto. Establece la organización del proyecto junto con su organigrama, los métodos de trabajo, los posibles documentos de control y los circuitos de comunicación o información. Es redactado por el director del proyecto y sus colaboradores cercanos.
- Introducción: Título del proyecto, localización, nombre del cliente(s), abreviaturas, direcciones completas de todas las entidades relacionadas con el proyecto.
- General: Resumen o memoria del proyecto, servicios a prestar por el suministrador, servicios a prestar por el proveedor, servicios a prestar por terceros, planificación general, presupuesto, anexo con todos los documentos que intervienen en el proyecto.
- Organización del Proyecto: Organigrama del proyecto, funciones y responsabilidades de las figuras del organigrama, autoridad.
- Criterios del Proyecto: Normas, códigos y reglamentos, formato y simbología, órdenes de compra.
- Distribución y Circulación de Documentos: Cuadro de distribución, número y tipos de copias de cada documento.
- Comunicaciones: Vías de comunicación, normas de comunicación, numeración y control de archivos de numeraciones.
- Informes Periódicos: Informes periódicos, revisiones extraordinarias.
- Procedimientos para Cambios o Adiciones en el Contrato.