Fundamentos de Groupware y Herramientas Colaborativas Digitales

Conceptos Fundamentales de Groupware

1. ¿A qué se llama groupware o software para trabajo en grupo?

Se denomina groupware al conjunto de herramientas informáticas cuyo objetivo es facilitar y optimizar el trabajo realizado por equipos o grupos de personas.

2. Beneficios y problemas del trabajo en grupo

El trabajo en grupo presenta tanto ventajas como desventajas:

• Ventajas: Generalmente, aporta una mayor cantidad y diversidad de ideas, resultando en soluciones más creativas. Permite obtener una visión más completa del proyecto o tarea. Además, el reparto de tareas puede hacer que la carga de trabajo individual sea más llevadera.
• Desventajas: El trabajo individual suele ser más rápido al no requerir consenso. Pueden surgir desigualdades en la carga de trabajo, o que algunos miembros se aprovechen del esfuerzo colectivo. La necesidad de coordinación puede añadir complejidad.

3. Interacciones clave para la eficacia del trabajo en grupo

Para que un grupo trabaje eficazmente, son necesarias las siguientes interacciones:

• Comunicación: Intercambio de información de forma fluida, fácil y eficiente entre los miembros del grupo.
• Colaboración: Proceso de trabajo conjunto en la creación, revisión, modificación y aprobación de los resultados o entregables finales.
• Coordinación: Organización de las tareas, recursos y tiempos para que las acciones individuales se integren armónicamente hacia la consecución del objetivo común.

4. Groupware síncrono vs. asíncrono

Las herramientas de groupware se diferencian según el modo de interacción que soportan:

• Herramientas síncronas: Permiten la interacción en tiempo real. Los participantes trabajan o se comunican simultáneamente, aunque estén en lugares diferentes (ej., chat, videoconferencia, edición compartida en vivo).
• Herramientas asíncronas: Facilitan la colaboración sin necesidad de coincidencia temporal o espacial. Los miembros del grupo trabajan en momentos y/o lugares diferentes (ej., correo electrónico, foros, gestores de documentos compartidos, wikis).

Trabajo Colaborativo y Entornos Online

5. ¿A qué se llama trabajo colaborativo?

El trabajo colaborativo es el proceso mediante el cual un equipo de personas trabaja conjuntamente, aportando sus conocimientos y esfuerzos para alcanzar una meta u objetivo común.

6. Propiedades básicas de los entornos de trabajo colaborativo en Internet

Un entorno eficaz para la colaboración online debe poseer ciertas características:

• Seguridad: Mecanismos para proteger la información y gestionar los permisos de acceso de los usuarios.
• Herramientas adecuadas: Disponibilidad de las funcionalidades necesarias para la comunicación, colaboración y coordinación (ej., edición compartida, gestión de tareas, calendarios, mensajería).
• Accesibilidad multiplataforma: Posibilidad de uso desde diferentes dispositivos (ordenadores, móviles, tabletas) y sistemas operativos.
• Soporte para trabajo asíncrono (y síncrono): Flexibilidad para que los miembros colaboren según su disponibilidad, aunque también ofrezcan opciones de interacción en tiempo real.

Herramientas Colaborativas de Google

7. Posibilidades de Google para trabajo colaborativo

Google Workspace (anteriormente G Suite y Google Apps) ofrece un ecosistema de herramientas integradas que facilitan la colaboración. Permite crear grupos, compartir documentos (Docs), hojas de cálculo (Sheets), presentaciones (Slides) y otros archivos almacenados en Drive, posibilitando la edición, comentarios y revisión conjunta por parte de los miembros del equipo en tiempo real o de forma asíncrona.

8. ¿Qué son los Grupos de Google y para qué sirven?

Google Groups funciona principalmente como un foro de discusión o una lista de correo electrónico. Facilita la comunicación y el intercambio de información dentro de un equipo, proyecto o comunidad de intereses. Permite crear debates, compartir anuncios, documentos y gestionar la pertenencia al grupo, sirviendo como un archivo centralizado de las conversaciones.

9. Utilidad de los chats en Google

Google Chat (integrado en Google Workspace y también disponible de forma individual) proporciona mensajería instantánea para la comunicación síncrona. Es útil para conversaciones rápidas, consultas ágiles, coordinación inmediata y discusiones informales, tanto en chats individuales como grupales (llamados 'Espacios').

10. ¿Qué es Google Calendar?

Google Calendar es una agenda digital y herramienta de gestión del tiempo. Permite a los usuarios planificar y visualizar eventos, tareas y recordatorios por día, semana o mes. Su principal ventaja colaborativa reside en la posibilidad de crear calendarios compartidos, invitar a otros usuarios a eventos, verificar su disponibilidad y coordinar agendas de equipo fácilmente.

11. Herramientas de Google para Comunicación, Colaboración y Coordinación

Google proporciona diversas herramientas que cubren las interacciones clave del trabajo en grupo:

• Comunicación: Google Chat, Google Meet (videoconferencias), Gmail, Google Groups.
• Colaboración: Google Docs, Sheets, Slides, Forms, Jamboard, Google Drive (para almacenamiento y compartición).
• Coordinación: Google Calendar, Google Tasks, Google Keep (notas compartidas).

Filosofía Wiki

12. ¿En qué se basa la filosofía wiki?

La filosofía wiki (del hawaiano wiki wiki, 'rápido') se basa en la creación colectiva, abierta y sencilla de contenido web. Un wiki es un sitio web cuyas páginas pueden ser creadas, visitadas, modificadas y enlazadas de forma muy simple por cualquier usuario autorizado (en algunos casos, anónimamente). Fomenta la colaboración masiva y la construcción iterativa del conocimiento.

13. Diferencias entre una enciclopedia típica y la Wikipedia

Wikipedia, el ejemplo más conocido de wiki, difiere de una enciclopedia tradicional (como la Enciclopedia Britannica impresa) en varios aspectos clave:

• Modelo de Edición y Autoría: Wikipedia se basa en la edición abierta, voluntaria y comunitaria. Cualquier usuario puede editar (con ciertas restricciones y revisiones), mientras que las enciclopedias tradicionales tienen autores expertos y un proceso editorial formal y cerrado.
• Extensión y Cobertura: Al ser digital, Wikipedia no tiene las limitaciones de espacio físico de una enciclopedia impresa, permitiendo artículos más extensos y una cobertura temática potencialmente ilimitada.
• Actualización: Wikipedia se actualiza de forma continua y dinámica por su comunidad, reflejando eventos recientes rápidamente. Las enciclopedias tradicionales tienen ciclos de actualización mucho más largos.
• Estilo y Neutralidad: Aunque Wikipedia aspira a un punto de vista neutral (PVN), el estilo puede ser más variable que en una enciclopedia formal. La neutralidad y veracidad son objeto de debate y revisión constante por la comunidad.