Fundamentos de Microsoft Access y Gestión de Bases de Datos

Introducción a Microsoft Access

Access: este es un programa diseñado para gestionar bases de datos. Una base de datos se puede definir como un conjunto de información organizada sistemáticamente. Lo que no se puede negar es que en ella existe "el lugar" para almacenar cada uno de los datos y, por lo tanto, está "organizada"; entonces, la podemos considerar una base de datos.

¿Podríamos considerar que nuestra tabla es una base de datos?

Lo importante para considerarla base de datos es que la información esté organizada. Para ello, la información que poseemos de cada persona debe ser siempre la misma y encontrarse en el mismo orden (nombre, apellido, localidad, etc.).

¿Qué significa gestión de bases de datos?

El objetivo de la informatización de los datos es su gestión. Normalmente, nadie se dedica a introducir datos en un ordenador por el simple hecho de practicar mecanografía. El objetivo de introducir datos en una computadora es poder gestionarlos de forma eficaz y segura. Tiene un doble objetivo: la base de datos en sí y su contenido. Cualquier operación que realicemos con una base de datos o con sus datos es una gestión de bases de datos.

Ejemplos cotidianos de gestión de datos:

• Añadir
• Modificar
• Eliminar
• Buscar
• Clasificar
• Copiar datos
• Imprimir informes

Elementos principales de Access

Tablas: son las que no contienen la información. Su estructura determina cómo serán los datos a ingresar.

Consultas: permiten seleccionar la información que queremos visible, de una o varias tablas.

Formularios: su objetivo es mejorar el aspecto de la información en la pantalla.

Informes: son los diseños de los listados que serán impresos por impresora.

Macros: permiten agrupar un conjunto de instrucciones de manera de poder repetir siempre el mismo procedimiento.

Módulos: permiten crear programas dentro del entorno de Access.

Componentes básicos de una tabla

Las tablas están formadas por filas, que reciben el nombre de registros, y por las columnas.

Para comenzar a trabajar

Se crea la base de datos en Access. El nombre y la carpeta de destino que utilicemos para ella será el nombre con que podremos trabajar.