Fundamentos de Microsoft Excel: Fórmulas, Funciones y Visualización de Datos

Introducción a Microsoft Excel: La Hoja de Cálculo Electrónica

Excel es una herramienta ofimática perteneciente al conjunto de programas denominados hoja de cálculo electrónica, en la cual se puede escribir, almacenar, manipular, calcular y organizar todo tipo de información numérica o de texto.

Excel es una hoja de cálculo electrónica desarrollada por Microsoft, la cual se encuentra dentro del paquete de herramientas o programas ofimáticos llamado Office. El programa ofimático Excel es la hoja de cálculo electrónica más extendida y usada a nivel global. Hoy en día, el trabajo de cualquier ingeniero, financiero, matemático, físico o contable sería muy diferente sin la aplicación de cálculo Excel.

Conceptos Fundamentales de la Hoja de Cálculo

• Celda

  Es la intersección de una fila y una columna, y en ella se introducen los datos, ya se trate de texto, números, fechas u otros valores.

• Fila

  Conjunto de celdas contenidas de forma horizontal que va desde la A hasta la IV (referencia histórica a límites de columna en versiones antiguas).

Uso de Fórmulas y Funciones Esenciales

Se puede usar la función DIRECCION para obtener la dirección de una celda en una hoja de cálculo, con los números específicos de fila y columna. Por ejemplo, DIRECCION(2;3) devuelve $C$2. Otro ejemplo, DIRECCION(77;300) devuelve $KN$77. Puede usar otras funciones, como FILA y COLUMNA, para proporcionar los argumentos de número de fila y columna para la función DIRECCION.

Estructura de las Fórmulas

Las fórmulas en Excel son expresiones que se utilizan para realizar cálculos o procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que será asignado a la celda en la cual se introduce dicha fórmula. En una fórmula, por lo general, intervienen valores que se encuentran en una o más celdas de un libro de trabajo.

Las fórmulas están conformadas por operadores de cálculo, operandos y, con frecuencia, por funciones. Para introducir una fórmula en una celda, se debe entrar como primer carácter el signo igual (=). (El signo igual le indica a Excel que los caracteres que le siguen constituyen una fórmula).

Importante: Cuando se escribe la fórmula no se deben dejar espacios en blanco dentro de la misma.

Tipos de Gráficos en Microsoft Excel 2007

Microsoft Office Excel 2007 admite muchos tipos de gráficos para ayudarle a mostrar datos de forma comprensible para su audiencia. Cuando crea un gráfico o cambia el tipo de uno existente, puede seleccionar uno de los tipos de gráficos siguientes:

Gráficos de Líneas

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en un gráfico de líneas. Los gráficos de línea pueden mostrar datos continuos en el tiempo, establecidos frente a una escala común y, por tanto, son ideales para mostrar tendencias en datos a intervalos iguales. En un gráfico de líneas, los datos de categoría se distribuyen uniformemente en el eje horizontal y todos los datos de valor se distribuyen uniformemente en el eje vertical.

Gráficos de Columnas

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en un gráfico de columnas. Este tipo de gráfico es útil para mostrar cambios de datos en un período de tiempo o para ilustrar comparaciones entre elementos.

Gráficos Circulares

En un gráfico circular se pueden representar datos contenidos en una columna o una fila de una hoja de cálculo. Los gráficos circulares muestran el tamaño de los elementos de una serie de datos, en proporción a la suma de los elementos. Los puntos de datos de un gráfico circular se muestran como porcentajes del total del gráfico circular.

Gráficos de Área

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en un gráfico de área. Los gráficos de área destacan la magnitud del cambio en el tiempo y se pueden utilizar para llamar la atención hacia el valor total en una tendencia. Por ejemplo, se pueden trazar los datos que representan el beneficio en el tiempo en un gráfico de área para destacar el beneficio total.