Fundamentos y Normalización de Documentos: Del Soporte Papel a la Comunicación Digital
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Soporte Papel y Formatos Estándar
El soporte tradicional de un documento es el papel y la información contenida en él.
El formato del papel utilizado normalmente es el llamado DIN A4, que tiene 21 cm de ancho y 29,7 cm de largo.
Tipos de Papel
Según su uso y acabado, podemos distinguir varios tipos de papel:
- Papel estucado: Utilizado en revistas, folletos y catálogos. Es brillante y no se suele utilizar para escribir encima, ya que la tinta resbala.
- Papel offset: Común para sobres, cartas y documentos de oficina.
- Papel ecológico: Su uso está destinado a prevenir la degradación y proteger el medio ambiente.
Definición de Impresos
Los impresos son formularios que contienen partes fundamentales ya cumplimentadas y otras en blanco para que la persona interesada las rellene con los datos específicos.
Normalización de Impresos y Documentos
Normalizar es hacer que algo se ajuste a una norma, modelo o regla. En el contexto de impresos y documentos, normalizar implica ajustar los tamaños para facilitar las tareas de clasificar, extraer y ordenar la información.
AENOR (Asociación Española de Normalización y Certificación) se encarga del desarrollo y difusión de las normas técnicas en España.
Criterios de Normalización (Normas ISO)
La normalización de los impresos y documentos establece los siguientes criterios basados en las series ISO:
- Serie A: Regula el tamaño de los papeles, desde el A0 hasta el A8.
- Serie B: Regula el formato de los sobres de gran capacidad.
- Serie C: Regula el tamaño de los sobres de menor capacidad.
Soportes Digitales en la Comunicación Escrita
En la actualidad, la mayoría de los mensajes de comunicación escrita se realizan a través de soportes digitales (smartphone, portátil, tabletas). La recepción de información ha dejado de ser lineal.
Canales de Transmisión de Documentos Escritos
En función del canal de comunicación que se emplee, podemos distinguir distintos tipos de comunicación escrita y sus características:
| Canal | Uso | Rapidez | Seguridad | Confidencialidad |
|---|---|---|---|---|
| Correo postal | Externo | Reducida | Media/Alta | Media/Alta |
| Fax | Externo | Alta | Media/Alta | Media/Alta |
| Correo electrónico | Interno/Externo | Instantánea | Media/Alta | Media/Alta |
| SMS | Interno/Externo | Instantánea | Media/Alta | Media/Baja |
El Sobre como Envoltorio Documental
El sobre es el envoltorio donde se introduce el documento escrito para su entrega o envío. Existen muchos tipos y tamaños que se adaptan a las características y dimensiones de su contenido, incluyendo: prefranqueados, con solapa, plastificados, de ventanilla, entre otros.