Fundamentos de la Organización Empresarial: Estructura y Proceso

Organización

Es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.

Importancia de la Organización

• Es de carácter continuo.
• Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.
• Suministra los métodos para desempeñar las actividades eficientemente.
• Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades.
• Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos al delimitar funciones y responsabilidades.

Principios de la Organización

1. Del objeto
2. Especialización
3. Jerarquía
4. Paridad autoridad-responsabilidad
5. Unidad de mando
6. Difusión
7. Amplitud o tramos de control
8. De la coordinación
9. Continuidad

Técnicas de Organización

a) Organigramas

Son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y autoridad existentes dentro de ella.

Por su objeto:

• Estructurales: Muestran solo la estructura administrativa de la empresa.
• Funcionales: Indican, además de las unidades y sus relaciones, las principales funciones de los departamentos.
• Especiales: Se destaca alguna característica.

Por su área:

• Generales: Presentan toda la organización; se llaman también cartas maestras.
• Departamentales: Representan la organización de un departamento o sección.

Por su contenido:

• Esquemáticos: Contienen solo los órganos principales, se elaboran para el público y no contienen detalles.
• Analíticos: Son más detallados y técnicos.

b) Manuales

Son documentos detallados que contienen, de forma detallada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa.

c) Diagrama de Flujo

Son la representación gráfica que muestra la sucesión de los pasos de que consta un procedimiento.

d) Análisis de Puesto

Técnica que consiste en determinar las actividades que se desarrollan en un puesto, los requisitos que debe reunir cualquier persona para desempeñarlo y las condiciones bajo las cuales se lleva a cabo el puesto.

Tipos Básicos de Organización

Se refiere a los distintos tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales que se pueden implantar en un organismo social.

1. Organización lineal o militar
2. Organización funcional o de Taylor
3. Organización líneo-funcional
4. Organización staff

Proceso de Organización

Consta de dos etapas:

1. División del Trabajo

Es la separación y delimitación de las actividades con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento del trabajo. La división del trabajo consta de tres etapas:

Jerarquización:

Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia dentro de las funciones y responsabilidades de una empresa. Los niveles jerárquicos son el conjunto de órganos agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la función que realicen.

Departamentalización:

Esta se logra mediante una división orgánica que permite a la empresa desempeñar con eficiencia sus diversas actividades. Es la división y agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas con base en su similitud.

Tipos de Departamentalización:

• Por función
• Por productos
• Geográfica por territorio
• Por proceso o equipo
• Por clientes
• Por secuencia

Descripción de Actividades y Obligaciones:

Consiste en la recopilación ordenada y clasificada de todos los factores y actividades necesarias para poder llevar a cabo un trabajo. Se realiza, primordialmente, a través de técnicas de análisis de puestos y de la carta de distribución del trabajo.

2. Coordinación

Nace de la necesidad de sincronizar y armonizar los esfuerzos para realizar eficientemente una tarea. Es la sincronización de los recursos y de los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez en el desarrollo y la consecución de los objetivos.

La eficacia de cualquier sistema organizacional está en relación directa con la coordinación, misma que se obtiene a través del establecimiento de líneas de comunicación.