Fundamentos de Organización, Motivación y Herramientas de Gestión

Rueda Operativa

Muestra las actividades básicas o comunes a todo emprendimiento. Cuando iniciamos un emprendimiento, debemos definir claramente cuál o cuáles serán nuestros productos y servicios y qué actividades debemos realizar para producir y comercializarlos:

• Producto o servicio
• Comercialización
• Vender
• Distribuir
• Promocionar
• Administración
• Cobrar
• Pagar
• Administrar RRHH
• Comprar
• Producción
• Transformar
• Controlar

Motivación

Se refiere al proceso mediante el cual los esfuerzos de una persona se ven energizados, dirigidos y sostenidos hacia el logro de una meta. Posee tres elementos:

• Energía: es una medida de intensidad
• Dirección
• Perseverancia

Jerarquía de Necesidades de Maslow

Sostiene que las necesidades humanas se ordenan en una jerarquía de relativa importancia que determina la conducta humana. Las personas son motivadas a satisfacer sus necesidades que son más importantes para ellas, antes que aquellas que satisfacen un alto nivel de necesidad.

Teoría X

Se basa en la amenaza y en los incentivos económicos para mejorar la eficiencia, desarrollando al máximo las capacidades del trabajador. Sus supuestos son:

• El hombre no está acostumbrado a trabajar
• Es holgazán
• No ejerce autocontrol
• No tiene responsabilidades

Teoría Y

Afirma que las personas son motivadas por un complejo conjunto de variables, tales como el reconocimiento y la satisfacción de las necesidades. Sus supuestos son:

• El trabajo es natural en el hombre
• Posee iniciativa
• Ejerce autocontrol y desea superarse
• Tiene responsabilidades

Teoría Z de Ouchi

Parte de los supuestos de la Teoría Y, afirmando que las responsabilidades y la capacidad de autocontrol del personal están vinculadas a la cultura. Una necesidad satisfecha varía con el tiempo y con la cultura; lo que era motivante en el pasado puede no serlo hoy, por los cambios en las normas y los valores de la sociedad.

En la Teoría Z, la preocupación se centra en la organización como subsistema en un sistema total. Todo empleado tiene que actuar como un directivo y comprender el papel de la organización en su entorno. La hipótesis de control de la Teoría Z es que la responsabilidad de una organización incide sobre su desarrollo.

Estructura Organizacional

Es el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas, consiguiendo luego la coordinación de las mismas.

Componentes de la Estructura

• Puesto de trabajo
• Departamentalización
• Mecanismos de coordinación y control
• Descentralización-Centralización
• Niveles jerárquicos
• Canales de comunicación e información

Estructura Funcional

Su diseño es horizontal, fundada en la división de trabajo. Características:

• Descentralización de las decisiones
• Énfasis en la especialización
• Autoridad funcional o dividida
• Líneas directas de comunicación

Estructura Lineal

Su diseño es vertical, es una organización simple y de conformación piramidal en la que cada jefe recibe y transmite todo lo que sucede en su área. Características:

• Autoridad lineal o única
• Líneas formales de comunicación
• Centralización de las decisiones
• Configuración piramidal

Estructuras Tradicionales

• Organización lineal-militar
• Organización funcional
• Organización líneo-funcional
• Con o sin staff

Estructuras No Tradicionales

• Matricial o por proyectos
• Redes
• Adhocracia

Enfoque de Tom Peters

• Relación contractual
• Responsabilidad de sus miembros
• La información se intercambia entre todos sus miembros
• Coherencia interna

Herramientas de Organización

Organigrama

Representa gráficamente y de manera sintética la estructura de una organización, en donde se pone de manifiesto la relación formal existente entre las diversas unidades que la integran.

Manual de Organización

Es un conjunto de normas que rigen y establecen las relaciones entre los miembros de la organización e indica la designación formal del cargo y las características del trabajo y vinculaciones con otros puestos.

Manual de Procedimiento

Es un instrumento formal para describir procesos con la finalidad de:

• Guía para el desarrollo de tareas
• Formaliza el desarrollo de los procesos
• Reduce costos operativos por tareas innecesarias

Cursogramas

Son la representación gráfica de los procedimientos o rutinas administrativas y sirve para el control de las actividades que se desarrollan, los procesos que se utilizan, los comprobantes que se realizan.