Fundamentos de la Planificación: Conceptos Clave y Proceso

Definición de Planificación

La Planificación es la función primaria de la administración que consiste en fijar un curso de acción estableciendo los principios que lo orientan, las secuencias de operaciones para realizarlos y las determinaciones de tiempos y recursos necesarios para su ejecución, a fin de lograr los objetivos establecidos.

Importancia de la Planificación

• Minimiza los Costos: La Planificación reduce los costos al mínimo a causa de la operación eficaz y sólida, al esfuerzo dirigido y conjunto y a las decisiones bien analizadas. La planificación minimiza los costos al concentrar los esfuerzos hacia una meta predeterminada, lo que permite aprovechar al máximo los recursos de la empresa y reducir el trabajo improductivo.

• Facilita el Control: Un administrador no puede verificar los logros de sus trabajadores si no tiene metas de realización con las cuales los pueda medir o comparar. La planificación ofrece una base para el control, ya que establece normas de rendimiento, puntos de partida y terminación de las operaciones. Debe existir una relación entre la planificación y el control para el logro exitoso de los objetivos.

Tipos de Planes

Planes Repetitivos

Son aquellos que se utilizan permanentemente sin un período de tiempo establecido de duración. Entre estos tenemos:

• Políticas: Son enunciados o conceptos que constituyen una guía para la toma de decisiones, por ejemplo: cuando una empresa contrata a un nuevo trabajador se le debe dar una inducción.

• Procedimientos: Son pasos cronológicos que indican un curso de acción para la realización de una actividad específica.

• Reglas: Son enunciados específicos de la conducta permitida en una empresa o institución.

Planes de un Solo Uso

Son aquellos que se realizan con un solo propósito para el logro de un objetivo específico dentro de un período de tiempo establecido.

• Presupuestos: Son planes cuantitativos que se utilizan para guiar y controlar las operaciones monetarias de una organización durante un período de tiempo determinado.

• Programas: Son acciones planeadas que proporcionan un diagrama de las actividades que se realizarán para el logro de un objetivo en un período de tiempo específico.

• Proyectos: Son muy semejantes a los programas y se diseñan para el logro de un objetivo muy específico.

Etapas de la Planificación

1. Definición del Objetivo: El paso esencial para empezar un plan es definir claramente el objetivo deseado. Es necesario entender y conocer muy bien qué es lo que se quiere lograr.

2. Recopilación de la Información: Para el logro de una buena planificación es necesario responder muchas preguntas sobre las implicaciones del objetivo deseado y la forma como se realizarán las actividades. También es importante conocer acerca de los factores externos e internos que influyen sobre la organización.

3. Desarrollo de Alternativas: Para llegar a la consecución de un objetivo existen muchos caminos y para ello se pueden formular planes alternativos. Para el desarrollo de planes alternativos es importante la creatividad y la innovación para así encontrar la mejor forma de utilizar los recursos disponibles de la organización.

4. Selección de la Mejor Alternativa: En esta etapa se compararán los diferentes planes alternativos, se analizan ventajas y desventajas y de esta forma se decide cuál es el camino más conveniente a seguir.

5. Ejecución del Plan: Escogido el mejor plan, se inicia la fase de ejecución del plan. En esta fase se detallan la sucesión y la dirección de las diferentes operaciones, informando cómo, cuándo y quién hace cada actividad hasta el logro del objetivo previsto.

6. Control del Plan: El éxito o fracaso de un plan será medido por los resultados que se obtengan. Por lo tanto, para el logro de los objetivos deseados es necesario ir controlando el plan, para que en caso de que sean necesarias correcciones o modificaciones se logren hacer a tiempo.