Fundamentos y Procesos de la Recuperación de Información en Sistemas Documentales

Recuperación de la Información: Conceptos Fundamentales

Este es el núcleo de todos los sistemas documentales. Consiste en la operación de comparar las necesidades de información expresadas por los usuarios con los documentos almacenados en el sistema, con el fin de seleccionar los más relevantes para cada necesidad.

Pasos Clave en la Recuperación de Información

• Automatización

  Nos referimos a un tipo de ejecución de actos diversos sin la participación de la voluntad. Es la recuperación de la información que se caracteriza por el uso de ordenadores y bases de datos documentales, además de otros sistemas automatizados que gestionan los procedimientos de la información.

• Textualidad

  Se refiere a las características propias del texto, a lo que se ajusta al texto en la recuperación de información. Lo que se realiza es una "gestión de información" textual de tipo narrativo, en lugar de datos numéricos.

• Contexto de Descubrimiento

  Es la serie del discurso de la unión de elementos que se enlazan. La recuperación de la información se caracteriza por tener lugar en un contexto en el cual los usuarios del sistema de información tienen la necesidad de descubrir qué entidades cumplen ciertas condiciones.

Operaciones Fundamentales en la Recuperación de Información

• Representación de la Información

  Es una representación simplificada de algo para hacerlo útil. Se considera como un modelo que debe simplificar todo aquello que representa. La función de un modelo es la representación global de una cosa o de un fenómeno, y también la de facilitar el intercambio de ideas entre los componentes de un grupo de personas que trabajan con un objetivo común.

• Selección de Documentos Relevantes

  Cuando un documento posee la capacidad de satisfacer total o parcialmente una necesidad de información de un usuario dado. La relevancia del documento es una cualidad que depende tanto del documento en sí, como de la necesidad de información y del usuario que la formula.

  • 0 = Ausencia total de relevancia
  • 1 = Hay relevancia

La Cadena Documental: Flujo y Componentes

Conjunto de operaciones que se relacionan entre sí, de forma que las últimas dependen de las que preceden para aportar una buena fase de información.

El Mensaje en la Cadena Documental

Forma física que el periodista da a los hechos que ha obtenido en la fuente de información. El mensaje incluye la parte:

• Informativa: Que trata con la objetividad, la cual es un ideal.
• Interpretativo: Trata la cuestión de interpretación y explicación de un hecho; es decir, ampliar la información.
• Opinión: Hay planteamientos diferentes. Aquí se trata de dar pruebas para disentir, dar posiciones con respecto a ideas que se tienen de un hecho.

Fondo Documental y Servicios Asociados

Fondo Documental

Se trata de un almacén de documentos que responde a las interrogantes del usuario, quien los utiliza de forma rápida y pertinente. Para esto, hay que someterse a colecciones de documentos.

Fondo de Servicios

Es una serie de operaciones o funciones documentales con el fin de hacerlas controlables y utilizables.

Unidad Documental

Es la fuente de información completa o una parte considerada como una unidad informativa en sí misma.

Proceso Documental: Entrada, Tratamiento y Salida

Entrada

• Selección: Elección de los temas que más interesen al servicio.
• Adquisición: Tarea administrativa que es la obtención del documento (gestión de compra, donación).
• Registro: Se refiere al control del documento, su entrada de forma ordenada.

Tratamiento y Procesamiento

• Análisis Descriptivo: Criterios claros, lógicos y operativos que se tienen a partir de la descripción.
• Análisis Temático: Son las operaciones principales.
• Indización: Es determinar los temas del documento.
• Clasificación: Es describir el contenido, determinando su tema principal y algunos secundarios.
• Resumen: Representación precisa del contenido del documento.
• Procesamiento Técnico: Labor física.
• Ordenación y Almacenamiento: Se refiere a la disposición de lineamientos en un orden concreto.
• Almacenamiento: Se refiere a guardar los documentos de forma óptima.
• Conservación: Es cuidar del deterioro y destrucción del documento.

Salida y Difusión

• Recuperación: Trata de poder copiar o reimprimir las bases originales de los datos.
• Difusión: Se refiere a la divulgación a la que están expuestos todos los documentos; es decir, dar a conocer los documentos.