Fundamentos del Sistema Contable y Documentos Comerciales Esenciales

Sistema de Información Contable

El Sistema de Información Contable es el entorno donde se genera la información solicitada por los usuarios internos y externos.

Flujo del Sistema Contable

Entradas → Procesamiento de Datos → Salidas

Entradas

Las entradas son los datos de las operaciones realizadas por la empresa, normalmente contenidos en documentos comerciales (facturas de venta, de compra, recibos de alquiler, etc.).

Procesamiento de Datos (Sector Contable)

El procesamiento de datos, a cargo del sector contable, comprende las siguientes tareas:

• Reconocimiento de las operaciones representadas por cada documento.
• Clasificación de documentos según el tipo de operación.
• Identificación de las cuentas que intervienen en el registro de las operaciones.
• Registración en los libros contables definidos previamente.
• Comprobación del cumplimiento del método de la partida doble.
• Almacenamiento en fichas o en otros recursos que permitan disponer de esos datos actualizados.

Importancia y Gestión de Documentos Comerciales

Importancia de los Documentos Comerciales

Los documentos comerciales son fundamentales porque:

• Dejan constancia de las operaciones realizadas.
• Individualizan a las personas que intervienen.
• Son un medio de prueba frente a cualquier problema que se presente.

Archivo y Conservación

Para una correcta gestión, es crucial:

• Que las personas soliciten o retengan el comprobante correspondiente a cualquier operación realizada.
• Que sean contabilizados y luego ordenados por fecha de emisión.
• Que, por ley, sean conservados durante 10 años.

Partes de los Comprobantes

Generalmente, los comprobantes se componen de:

• Encabezamiento: Lugar, fecha y datos personales del comprador y vendedor. Nombre y número de documento. Número de CUIT de ambos. Números de ingresos brutos y fecha de inicio de actividad del emisor. Condición frente al IVA de ambos.
• Detalle: Descripción literal y numérica de la operación.
• Delimitación de la responsabilidad: Firmas o iniciales de las personas que intervienen. Nombre de la empresa que imprimió y número de CUIT. Rango de números de documento impresos (desde y hasta).

Tipos de Documentos Comerciales Específicos

Remito

El remito es el documento que confecciona el vendedor y acompaña la entrega de las mercaderías vendidas.

Forma de Emisión

• Original: Para el comprador.
• Duplicado: Para el vendedor o el transportista.
• Triplicado: Para la empresa de transporte.

Factura

La factura es el documento que el vendedor entrega al comprador, comunicándole el importe de las mercaderías vendidas.

Forma de Emisión y Requisitos

• Original: Para el comprador.
• Duplicado: Para el vendedor.

Los comprobantes que la respaldan deben tener un mínimo de 15 cm de ancho y 20 cm de largo.

Modelos de Factura

• Modelo "A": La emiten los Responsables Inscriptos (RI) en el IVA, destinada a otro RI. El IVA está discriminado.
• Modelo "B": No discrimina el IVA. La emiten los RI en el IVA, destinada a monotributistas, consumidores finales o exentos.
• Modelo "C": La emiten los monotributistas y los exentos por ley, destinada a monotributistas, exentos, RI o consumidores finales.

Ticket

El ticket cumple la misma función que la factura y se utiliza en operaciones de pequeños importes. Lo emite el vendedor mediante máquinas registradoras.

Nota de Débito

La nota de débito es el comprobante que envía el vendedor al comprador, comunicándole que aumentó su deuda.

Motivos Comunes

• Gastos a cargo del comprador abonados por el vendedor (fletes, comisiones).
• Por haberse facturado de menos.
• Por el cobro de intereses.

Forma de Emisión

• Original: Para el comprador.
• Duplicado: Para el vendedor.

Importancia

• Para el comprador: Registrar el aumento de su deuda.
• Para el vendedor: Permite subsanar errores, ajustándolos a la realidad y registrando un importe a su favor.

Nota de Crédito

La nota de crédito es el comprobante que envía el vendedor al comprador, comunicándole que disminuyó su deuda.

Motivos Comunes

• Devolución de la mercadería.
• Por haberse facturado de más.
• Por descuentos realizados.

Forma de Emisión

• Original: Para el comprador.
• Duplicado: Para el vendedor.

Recibo

El recibo es el comprobante que envía el vendedor al comprador como constancia de haber recibido dinero, cheques o pagarés.

Forma de Emisión

• Original: Para el comprador.
• Duplicado: Para el vendedor.

Clases de Recibos

• Por cancelación de factura o nota de débito.
• De alquiler.
• De sueldos.
• De mercaderías.

Recibo "X"

Los recibos "X" son aquellos que respaldan el pago total o parcial de una operación que fue documentada mediante la emisión de facturas.