Fundamentos del Sistema de Información Contable para la Gestión Empresarial
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El Sistema de Información y su Rol en la Toma de Decisiones
El Sistema de Información (SI) abarca personas, recursos y procesos, en una actuación interrelacionada con el fin de brindar la información necesaria para la toma de decisiones. Esto permite un mínimo riesgo, un mejor manejo de recursos y una posible evaluación de los resultados obtenidos para realizar las correcciones necesarias. Esto es clave para la gestión del empresario y vital para la administración de la empresa.
El Subsistema de Información Contable (SIC)
El Subsistema de Información Contable es el conjunto de procedimientos y técnicas que permiten captar los datos relativos a los hechos económicos y operaciones que se relacionan con la empresa. Se vale de la contabilidad y está formado por elementos materiales y humanos.
Normativa Aplicable a los Registros Contables
El Subsistema Contable debe respetar ciertas normas:
- Legales: Normas establecidas por las leyes contenidas en el Código de Comercio.
- Profesionales: Creadas por profesionales del área de Ciencias Económicas y se traducen en Resoluciones Técnicas de aplicación obligatoria.
Subsistemas Operativos del Sistema Contable
El sistema contable se divide en subsistemas enfocados en áreas específicas:
- De Compras: Importancia a proveedores.
- De Ventas: Importancia a clientes.
- De Stock: Se ocupa del movimiento de mercaderías.
- De Cobros y Pagos: Se ocupa del movimiento de fondos y bancarios.
Prohibiciones para los Registros Contables
Está estrictamente prohibido:
- Alterar el orden de las operaciones.
- Dejar espacios en blanco.
- Hacer interlineaciones, raspaduras o enmiendas.
- Tachar asientos o mutilar alguna parte del libro.
Fases del Procesamiento Contable
El procesamiento abarca las siguientes etapas:
- Clasificación: Ordena los comprobantes para su procesamiento, respetando el orden cronológico.
- Registro: Anotación de los datos que proporcionan los comprobantes.
- Cálculo: Son necesarios debido a los cambios que las operaciones producen en el patrimonio.
- Almacenamiento: Consiste en formar la gran memoria de la empresa.
La Contabilidad como Disciplina Técnica
La Contabilidad es una disciplina técnica consistente en un sistema de información destinado a constituir una base importante para la toma de decisiones y el control de la gestión.
Herramientas Fundamentales
Plan de Cuentas
Es el ordenamiento codificado de todas las cuentas que utiliza el sistema contable de la empresa para el procesamiento de la información. Su diseño se realiza de acuerdo a:
- El tipo de empresa.
- Su naturaleza jurídica.
- Su tamaño.
- Los medios disponibles para el procesamiento de la información.
Balance de Comprobación de Sumas y Saldos
Es la lista de cuentas con la suma de los débitos y créditos acumulados durante un periodo y con el saldo de cada una de las cuentas.
Estados Financieros Clave
Estado de Situación Patrimonial
Informa la estructura patrimonial y financiera y el resultado económico del ente a una fecha determinada, incluyendo los bienes de propiedad del ente, los derechos de los acreedores contra el ente y el patrimonio neto.
Estado de Evolución del Patrimonio Neto (PN)
Informa sobre los aumentos y disminuciones en el Patrimonio Neto (PN).
Clasificación de Activos y Pasivos (Corriente y No Corriente)
Activo Corriente (A Corriente)
Cuando se estima que su realización se producirá dentro de los 12 meses de la fecha de balance.
Activo No Corriente (A No Corriente)
Cuando los mismos exceden el término para su realización de los 12 meses a partir de la fecha de cierre del balance.
Pasivo Corriente (P Corriente)
Aquellos cuyo vencimiento se producirá dentro de los doce meses a partir de la fecha de cierre del Balance General.
Pasivo No Corriente (P No Corriente)
Aquellos que, por exceder el término para su vencimiento, no pudieron ser considerados corrientes.
En resumen, la empresa crea un Sistema de Información dentro del cual existe un Subsistema de Información Contable, que trata o informa sobre hechos y actividades que tienen en parte carácter económico-financiero.