Fundamentos de Sistemas de Información y Gestión Documental: Bases de Datos y Fuentes Clave

Sistemas de Información Electrónica: Servicios y Evolución

Los sistemas de información electrónica proporcionan diversos servicios esenciales para la sociedad moderna.

Servicios Clave de los Sistemas de Información Electrónica

• Comunicación
• Transacción
• Entretenimiento
• Información

Videotex: Un Precursor de la Información en Línea

El Videotex fue un sistema de información en línea orientado al gran público, que proporcionaba acceso a información de carácter general y comercial. Se accedía a la información conectados a la línea telefónica a través de una pantalla de TV y un teclado de PC.

Edición Óptica: Capacidad y Distribución

La edición óptica se caracteriza por su gran capacidad de almacenamiento de datos (CDs), no solo para Bases de Datos (BdD), sino también para documentos gráficos y audiovisuales. Es utilizada para el almacenamiento y distribución de hemerotecas, obras de referencia general, enciclopedias, diccionarios, entre otros.

De las Bases de Datos a Internet: Cambios Significativos

La evolución desde las Bases de Datos tradicionales a Internet ha traído consigo importantes transformaciones:

1. Integran múltiples morfologías de la información (documentos multimedia).
2. Han aumentado la tipología de contenidos que distribuyen (se puede acceder a todo tipo de información especializada, científica y para el gran público).
3. Han abaratado los costos de distribución y acceso a la información.
4. Son sistemas multifuncionales, ya que proporcionan acceso a información, transacción y comunicación.
5. Han simplificado los sistemas de consulta, haciéndolos intuitivos para los usuarios.

Bases de Datos: Conceptos Fundamentales y Creación

Perspectivas de las Bases de Datos

Las Bases de Datos pueden ser abordadas desde dos puntos de vista principales:

• Dimensión comercial: Se consideran un producto de consumo para grandes empresas, universidades, etc., y es crucial conocer su proceso de elaboración.
• Explotación como fuente de información: Debemos conocer la metodología específica para la consulta de Bases de Datos.

Definición de Base de Datos

Una Base de Datos es un gran volumen de información muy estructurada y almacenada en un soporte óptico o magnético, gestionada por una aplicación informática.

Orígenes de las Bases de Datos (Años 60)

Las primeras Bases de Datos surgieron en los años 60, cuando ciertos sectores necesitaban disponer de información rápida y fiable, específica para sus ámbitos de especialidad. En esta época, la información específica y científica se encontraba en revistas, patentes, tesis, etc. Por ello, las primeras Bases de Datos fueron bibliográficas y daban noticia de la existencia de documentos sobre una temática concreta.

Pasos para Crear una Base de Datos

1. Selección de fuentes de información líderes en un ámbito específico.
2. Adquisición de la información referencial o íntegra del documento.
3. Creación de una estructura identificativa para los documentos (registro).
4. Diseño de un sistema de consulta de la información.
5. Comercialización de la información.

Lenguajes y Estrategias de Recuperación de Información

Lenguajes de Interrogación de Bases de Datos

Los lenguajes de interrogación son un conjunto de operadores utilizados para interactuar con los sistemas de información y definir las ecuaciones o expresiones de búsqueda que permiten obtener resultados que respondan a las consultas realizadas.

Aplicaciones de los Lenguajes de Interrogación

• Bases de Datos especializadas
• Catálogos de bibliotecas
• Buscadores de Internet
• Hemerotecas digitales

Estrategias de Búsqueda

Para una recuperación de información efectiva, se siguen los siguientes pasos:

1. Verbalización de la necesidad informativa.
2. Selección de la Base de Datos adecuada.
3. Identificación de los términos significativos.
4. Consulta de las especificaciones de la Base de Datos.
5. Conversión del lenguaje natural al controlado de la Base de Datos.
6. Diseño de la ecuación de búsqueda.
7. Ejecución de la búsqueda.
8. Visualización de resultados.
9. Evaluación de resultados.

Verbalización de la Necesidad Informativa

La verbalización de la necesidad informativa debería reflejar claramente el tema, el alcance geográfico y cronológico, la tipología documental y la actualidad de la información. Esto determina el perfil de la Base de Datos más adecuada.

Catálogos Distribuidores

Algunos ejemplos de catálogos distribuidores son:

• Ebsco
• ProQuest
• Dialog

Información Esencial para la Consulta de Bases de Datos

Para una consulta eficiente, es imprescindible conocer:

• Idioma de consulta
• Lenguaje documental
• Estructura del registro
• Lenguaje de interrogación
• Acceso al documento

Otra información útil incluye el manual de consulta, ayuda en línea, formatos de visualización, exportación de registros y la posibilidad de guardar estrategias de búsqueda.

Evaluación de Resultados de Búsqueda

La evaluación de los resultados de búsqueda considera aspectos como:

• Ruido documental (documentos irrelevantes)
• Silencio documental (documentos relevantes no encontrados)
• Exhaustividad (proporción de documentos relevantes encontrados)
• Precisión (proporción de documentos relevantes entre los encontrados)

Causas de Resultados Incorrectos

Los resultados incorrectos pueden deberse a:

• Ecuación de búsqueda mal diseñada.
• Base de Datos incorrecta.
• Errores mecanográficos.

Es fundamental la revisión del uso de operadores.

INTROL: Información y Control de Publicaciones

INTROL (Información y Control de Publicaciones) tiene como objetivo obtener y facilitar información útil y puntual sobre la difusión y distribución de las publicaciones periódicas, así como el tráfico en Internet de los medios electrónicos de comunicación, para uso de anunciantes, agencias, etc.

Divisiones de INTROL

• OJD (Oficina de Justificación de la Difusión): Se encarga de la difusión y distribución de publicaciones periódicas.
• PGD (Publicaciones Gratuitas Ejemplares Distribuibles): Gestiona la difusión y distribución de publicaciones gratuitas.
• OJD Interactiva: Mide las visitas y el tráfico de diarios digitales y otras webs.

Fuentes de Información Documental

Tipos de Fuentes

Fuentes Primarias

Las Fuentes Primarias responden a necesidades informativas de forma directa. Contienen información original tal como ha sido generada por sus autores. Ejemplos incluyen: monografías, informes, tratados, patentes, diccionarios, estadísticas, enciclopedias.

Fuentes Secundarias

Las Fuentes Secundarias responden a necesidades informativas de forma indirecta; no proporcionan la respuesta directamente, sino que ayudan a saber dónde encontrarla. Son referenciadoras, aportan información sobre documentos primarios existentes y remiten a estos. Son fruto de un proceso de selección documental de fuentes primarias y contribuyen a superar el problema de la dispersión de los documentos primarios. Ejemplos: bibliografías, catálogos de biblioteca, boletines de sumarios.

Fuentes Terciarias

Las Fuentes Terciarias responden a necesidades informativas de forma indirecta; son referenciadoras y contienen información sobre documentos secundarios. Son fruto de un proceso de selección documental de fuentes secundarias y ayudan a identificar y localizar fuentes secundarias. Un ejemplo son las bibliografías de bibliografías.

Clasificación Adicional de Fuentes

Fuentes Exhaustivas

Las Fuentes Exhaustivas recopilan todo lo existente sobre un tema, lo cual es una tarea difícil.

Fuentes Selectivas

Las Fuentes Selectivas son aquellas que responden a criterios de selección determinados por sus autores, a menudo subjetivos (ej. 'la mejor poesía de...').

Obras de Referencia y Literatura Gris

Obras de Referencia

Las Obras de Referencia son fuentes de consulta puntual, de lectura no lineal, que contienen información estructurada en unidades relativamente breves. Siguen una ordenación lógica, ofrecen capacidad de información rápida y cuentan con instrumentos como índices. Ejemplos: anuarios, cronologías, diccionarios.

Literatura Gris

La Literatura Gris se refiere a documentos de difícil control, dadas sus características: distribución por canales no habituales, tiradas de pocos ejemplares, dificultad de localización y dirigidas a un público poco extenso. Ejemplos: actas de congresos, tesis doctorales, informes técnicos, patentes.

Herramientas Bibliográficas y Documentales Específicas

Bibliografía vs. Catálogo

• Una Bibliografía informa sobre documentos existentes que pueden estar dispersos geográficamente.
• Un Catálogo da noticia de los documentos localizados en un espacio físico concreto.

Boletines de Sumarios

Los Boletines de Sumarios son una alerta bibliográfica que ayuda a mantenerse al día de lo publicado sobre una materia en revistas especializadas. Contribuyen a superar la dispersión de tanta publicación periódica y facilitan la selección de artículos de interés, ayudando a superar la dispersión espacio-temporal en la vida de una misma publicación.

Boletines de Resúmenes o Abstracts

Los Boletines de Resúmenes o Abstracts presentan periódicamente las referencias bibliográficas de un conjunto de artículos de revistas especializadas en algún tema, acompañadas de un breve resumen o abstract. Su utilidad principal es la exhaustividad.

Índices de Publicaciones Periódicas

Los Índices de Publicaciones Periódicas son herramientas que contienen, ordenados generalmente de forma alfabética, términos aparecidos en artículos de publicaciones periódicas y que permiten su fácil y rápida localización dentro de dichas publicaciones.

Índices de Citaciones

Los Índices de Citaciones permiten localizar bibliografía a partir de autores citados. Cada trabajo va acompañado de información sobre los autores o artículos en los que ha sido citado. Un ejemplo es el SCCI (Social Science Citation Index). Los trabajos que citan a otro autor deben tener una gran afinidad temática con el trabajo citado. Sirven para la planificación de centros de documentación y bibliotecas, y para cuestiones relacionadas con políticas científicas.

Boletines de Novedades y Adquisiciones

• Los Boletines de Novedades informan periódicamente sobre novedades editadas y aparecidas en el mercado sobre la materia en que se especializa.
• Los Boletines de Adquisiciones informan de los últimos documentos adquiridos por el centro o biblioteca.

Review (Revisión)

Una Review (o revisión) recoge el estado de la cuestión de un tema a partir de la revisión y evaluación de la literatura que se ha publicado sobre el mismo durante un periodo. Sirven para ahorrar tiempo de búsqueda bibliográfica.

Catálogos de Biblioteca

Los Catálogos de Biblioteca son la representación organizada y ordenada del fondo documental de un servicio o unidad de información.

Catálogos Colectivos

Los Catálogos Colectivos son creados a partir de la integración, en un único instrumento, de los catálogos de diversos centros.

Estudios de Medios

La actividad de investigación, obtención y análisis de datos sobre el alcance y eficacia de los medios de comunicación se conoce como investigación de medios o estudios de medios. Los anunciantes comienzan a reclamar razones que justifiquen los precios que pagan por la compra de espacios en los medios: ¿cuántos son? y ¿cómo son?