Gestión del Absentismo Laboral: Causas, Prevención y Control Tecnológico

Causas del Absentismo Laboral y su Impacto en la Empresa

Un elevado absentismo laboral puede tener consecuencias significativas para una empresa, tales como:

• Reducción de la productividad.
• Generación de problemas de organización.
• Incremento de altos costes.

Es fundamental que las empresas investiguen y comprendan las verdaderas causas del absentismo de sus empleados para poder abordarlo eficazmente.

Principales Causas del Absentismo

Causas Legales y de Salud

• Matrimonio.
• Enfermedad.
• Accidentes y enfermedades profesionales.

Causas Psicológicas y Motivacionales

• Estrés y ansiedad.
• Falta de motivación.
• Mal ambiente laboral.
• Falta de formación.
• Enfermedades ficticias.

Prevención y Control del Absentismo

Las estrategias de prevención y control incluyen:

• Fomentar la motivación de los empleados.
• Promover la prevención de accidentes y enfermedades profesionales.
• Establecer procedimientos claros para la extinción del contrato por absentismo, respetando la legalidad vigente.

Control Mediante Nuevas Tecnologías

Control del Correo Electrónico

En el caso de que un empleado utilice el correo electrónico de forma indebida, el empresario debe actuar con transparencia, informando previamente a los trabajadores sobre las medidas de control que se van a implementar.

Control de la Navegación por Internet

El empresario tiene la facultad de:

• Rastrear la navegación por internet, revisando los registros de acceso y navegación del sistema.
• Bloquear el acceso a determinadas direcciones de internet.

Control Mediante Cámaras de Videovigilancia

Las cámaras en el lugar de trabajo son una medida adecuada para controlar posibles incumplimientos laborales, siempre y cuando se respete la intimidad de las personas. No se podrán colocar en aseos ni lugares de descanso.

Procedimiento para Controlar la Utilización de Internet y Correo Electrónico

Es esencial seguir un procedimiento claro que incluya:

• Notificar que el sistema debe utilizarse exclusivamente para fines laborales.
• Señalar la facultad del empresario para supervisar el uso del correo electrónico e internet.
• Informar que la empresa se reserva el derecho a revisar todos los mensajes enviados desde su sistema.
• Recordar que borrar un mensaje no implica su eliminación del sistema.

Gestión del Expediente Personal y Documentación Laboral

Expediente Personal

El expediente personal es un conjunto de documentos ordenados cronológicamente que reflejan el historial laboral del trabajador, incluyendo su formación, trabajos anteriores y tipos de contratos.

Conservación de Documentos Laborales

Las empresas deben conservar durante 4 años los siguientes documentos para realizar comprobaciones:

• Documentos de afiliación a la Seguridad Social.
• Partes de alta y baja.
• Documentos de afiliación a mutuas para la protección de accidentes.
• Recibos de salarios.
• Boletines de cotización a la Seguridad Social.

Documentos que Forman el Expediente Personal

Los documentos habituales en un expediente personal son:

• Vida laboral.
• Copia del contrato de trabajo.
• Informe de la entrevista de selección.
• Ficha con los datos personales.
• Amonestaciones y sanciones.
• Informes de evaluación del desempeño.
• Cursos de formación realizados en la empresa.

Expediente Digital

Las empresas suelen digitalizar los expedientes mediante programas informáticos. El sistema de digitalización debe garantizar la integridad, conservación y protección de datos del expediente.

Protección de Datos en la Empresa

Obligaciones Legales

La empresa tiene la obligación de:

• Informar a los afectados sobre la utilización de sus datos.
• Pedir consentimiento para incluir datos en un fichero.
• Garantizar la calidad y proporcionalidad de los datos recogidos.
• Guardar secreto profesional.
• Adoptar las medidas de seguridad adecuadas (alto, medio y básico).
• Notificar los ficheros con datos de carácter personal al registro general de protección de datos.

Ley Orgánica de Protección de Datos

Esta ley garantiza el derecho fundamental a la protección de datos, reconociendo al ciudadano la facultad de controlar sus datos personales y decidir sobre los mismos, protegiendo así la intimidad de las personas.