Gestión y Administración de Contratos: Estructura, Tipos y Ejecución

La Administración de Contratos

La administración de contratos desarrolla la preparación, análisis y negociación de los contratos. La Gestión de Contratos va más allá de la empresa, estudia su entorno, logrando alcanzar un beneficio mutuo. Por ejemplo, la relación entre la empresa y las contratistas de infraestructura debe estipular todo lo que se debe cumplir.

Estructura Teórica del Proceso de Contratación

Cuando escogemos un contratista, se deja todo por escrito. La estructura del contrato generalmente incluye:

• Presentación: Es la portada del contrato. Debe contener nombre, dirección y RUT comercial, así como el representante legal de las empresas involucradas, lugar y fecha.
• Preámbulo: Es la declaración de intención del contrato, donde se especifican los objetivos y propósitos.
• Nombre del Contrato: Se asigna un nombre y número de contrato.
• Condiciones Generales: Son las obligaciones de los trabajos del contratista.
• Descripción de los Trabajos: Especifica los trabajos a ejecutarse, establecidos en el documento oficial legalizado.
• Referencias de la Descripción de los Trabajos: Es la identificación de los documentos oficiales.
• Plazos de Ejecución: Los plazos de tiempo se establecen desde la fecha de inicio y fin de actividades y avances.
• Reducción del Programa de Obras: Se puede realizar la reasignación del contrato a otra empresa si el compromiso de avance no se ha cumplido.
• Multa: Se aplica por falta de cumplimiento del proyecto.
• Precios: Establece los montos en la moneda del país en el cual se realiza el trabajo. Puede poseer montos asociados que se deben establecer por arbitraje.
• Reajuste: Se modifican precios unitarios y gastos generales, con índices de cálculo.
• Forma de Pago: Mecanismo y fechas de pago y cierre de mes.
• Prohibición de Cesión de Contrato: No se pueden ceder, transferir o traspasar los derechos y deberes del contrato.
• Garantías: Se establecen las garantías y retenciones del estado de pago que serán devueltas al final de cada año calendario.
• Seguro: El contratista debe poseer un seguro durante la ejecución del trabajo.
• Incentivo: Se utilizan por reducción de costos y aumento de la productividad del contrato.
• Arbitraje: En la solución de un desacuerdo, se elige un árbitro mixto de los profesionales del gremio al que correspondan.

Tipos de Servicio en la Administración de Contratos

• Compra y Venta de Equipos y Materiales: Se coloca un precio por el valor del equipo y/o material.
• Servicios Profesionales: Se contrata al personal para un cargo dependiendo del perfil profesional que requiera la empresa.
• Construcción: Contratos de proyectos industriales e infraestructura.
• Obra Pública: La administración pública es la encargada de la ejecución.

En los procesos industriales se desarrollan los siguientes contratos:

• EPC (Ingeniería, Adquisiciones y Construcción): El contratista realiza las actividades como servicios profesionales hasta la puesta en marcha.
• EPCM (Ingeniería, Adquisiciones, Construcción y Gestión): El contratista diseña, adquiere y gestiona el proceso de construcción como un representante de la empresa del proyecto.
• MARC (Maintenance – Repair Contract): Se utiliza para el mantenimiento y reparación de equipos, manteniendo su eficiencia.

Tipos de Contratos Dependiendo de la Forma de Pago

• Suma Alzada: El contratista posee todo el riesgo del proyecto.
• Precios Unitarios: Considerando que los proyectos son únicos, pero variables, los acuerdos a Precios Unitarios sirven para ajustar automáticamente las unidades de obra que realmente se han ejecutado sin tener que realizar modificaciones u órdenes de cambio, lo cual facilita considerablemente la administración de las variaciones de las cantidades de obra contratadas.
• Gastos Reembolsables más Tarifa: El contratante toma todo el riesgo, asegurando que el prestador del servicio sea remunerado en un porcentaje por la Administración del Contrato.
• Precio Fijo más Incentivos: Se acuerda un precio fijo y se define una fórmula para pagar incentivos.