Gestión Administrativa y Documentación en la Compraventa y Pagos

Gestión Administrativa

1. La Gestión Administrativa en la Empresa

La gestión administrativa es un componente crucial en cualquier organización. Una gestión administrativa eficaz debe cumplir con los siguientes requisitos:

• Ser oportuna: La información y los procesos deben estar disponibles y completarse en el momento adecuado.
• Minimizar los costes: Se debe buscar la eficiencia en el uso de los recursos.
• Ser rigurosa y segura: Los procesos deben ser precisos y proteger la información y los activos de la empresa.

2. Documentos Relacionados con el Proceso de Compraventa

2.1. El Pedido

El pedido es una solicitud de compra que un cliente realiza a un proveedor para que este le suministre los bienes o servicios solicitados. Cuando el vendedor acepta la propuesta, se considera un pedido en firme. No existe un modelo legal estandarizado de pedido. Los elementos que suelen incluirse son:

• Número de pedido.
• Lugar y fecha de emisión.
• Identificación de la empresa que realiza el pedido.
• Identificación de la empresa a la que se formula el pedido.
• Condiciones del pedido.
• Descripción de los artículos solicitados.
• Firma de la persona que formula el pedido.

2.2. El Albarán

El albarán es un documento que detalla y justifica la entrega de las mercancías al cliente. En él se relacionan las mercancías correspondientes a un determinado pedido y las acompaña con la finalidad de acreditar su entrega. Es un documento clave que permite la emisión de la factura y su posterior cobro. No existe un modelo legal estandarizado de albarán. Los elementos típicos son:

• Identificación de la empresa vendedora y del cliente.
• Datos del documento.
• Identificación de la mercancía.
• Condiciones de entrega.
• Fecha y firma de la persona que recibe la mercancía.

Se emiten el original y tres copias (para el comprador, el almacén y el departamento comercial; el comprador debe firmar una copia).

2.3. La Factura

La factura es un documento legal expedido por el vendedor, a cargo del comprador, que acredita jurídicamente la compraventa de bienes o la prestación de servicios. Los empresarios deben conservar las copias de los tickets o vales durante 6 años, las facturas de compras de bienes de inversión durante 10 años y, si se trata de terrenos, durante 15 años. Los elementos que debe contener una factura son:

• Número y serie correlativa.
• Identificación del emisor.
• Identificación del destinatario.
• Descripción de los bienes o servicios objeto de la factura.
• Cuantía de la operación y datos para el cálculo de la base imponible.
• Tipo de IVA y cuota.
• Lugar y fecha de emisión.
• Datos de la inscripción en el Registro Mercantil.

3. Documentos Relacionados con el Proceso de Pago y Cobro

3.1. El Recibo

El recibo es un documento que expide la persona que recibe una determinada cantidad (vendedor) para que sirva al que paga (comprador) como justificante de que realiza la entrega del dinero. Detalla todos los elementos básicos relativos al pago efectuado. Sus elementos son:

• Datos identificativos del emisor.
• Número correlativo.
• Identificación de quién realiza el pago.
• Importe expresado en letra.
• Causa del pago.
• Lugar y fecha de expedición.
• Importe expresado en cifras.
• Firma y sello.

3.2. Instrumentos de Pago

• Pago en efectivo: Entrega de billetes o monedas de curso legal.
• Cheque: Documento mercantil por el que un banco o entidad de crédito se obliga al pago de una determinada cantidad por orden de uno de sus clientes y con cargo a su cuenta bancaria.
  • Librador: Emite el cheque y ordena el pago.
  • Librado: Entidad bancaria que recibe la orden de pago.
  • Tomador: Persona que tiene en posesión el título.
• Tipos de cheque:
  • Cheque conformado.
  • Cheque cruzado.
  • Cheque nominativo.
  • Cheque al portador.
• Transferencia y domiciliación bancaria: El comprador ordena a su banco que transfiera fondos a una cuenta bancaria del vendedor.
• Tarjeta de débito o de crédito:
  • Débito: Se utiliza cuando el cliente tiene fondos en alguna cuenta, siendo la única forma de utilizarla.
  • Crédito: Implica la concesión de un préstamo hasta una cantidad límite.
• Letra de cambio: Documento mercantil por el que una persona (librador) ordena a otra (librado) el pago de una determinada cantidad de dinero en una fecha determinada o con un vencimiento concreto.
  • Librador: Emite la letra y ordena su pago (vendedor).
  • Librado: Recibe la orden de pago (comprador).
  • Tomador: Posee el título (banco).
• Pagaré: Título que contiene la promesa de pagar una determinada cantidad de dinero, por parte de la persona que lo emite (firmante) a otra persona que se denomina beneficiario o tenedor.
• IBAN: Código alfanumérico que identifica una cuenta bancaria determinada en una entidad financiera en cualquier lugar del mundo.