Gestión Administrativa Laboral: Trámites Esenciales para Empresas en España

Documentación Relativa al Inicio de la Actividad Laboral

Al comenzar una relación laboral, existen trámites fundamentales con distintos organismos:

• Seguridad Social: La empresa deberá solicitar la afiliación del trabajador a la Seguridad Social (si no estuviera afiliado previamente) y, en todo caso, darle de alta antes del comienzo de la actividad laboral.
• Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE): La empresa tendrá que registrar o comunicar la existencia del contrato de trabajo en la oficina de empleo correspondiente en el plazo de 10 días siguientes a la contratación.
• Agencia Tributaria: La empresa solicitará al trabajador, a través de un modelo oficial (Modelo 145), los datos necesarios para la correcta retención del IRPF. Se debe realizar antes de la primera nómina del trabajador.

Elaboración del Recibo de Salarios (Nómina)

En su elaboración se deben justificar:

• Las percepciones salariales (correspondientes al trabajo efectivo y al descanso que compute como trabajo remunerado).
• Las percepciones no salariales (resto de percepciones como indemnizaciones, suplidos, etc.).
• Las deducciones (principalmente, la cotización a la Seguridad Social a cargo del trabajador y las retenciones del IRPF).

Documentación de Incidencias Laborales

El departamento de Recursos Humanos (RRHH) debe documentar aquellas situaciones relacionadas con el trabajador, como:

• Control de absentismo.
• Planificación de vacaciones.
• Gestión de desplazamientos relacionados con la actividad laboral.

Obligaciones Periódicas con la Seguridad Social y la Agencia Tributaria

Seguridad Social

Tanto la empresa como los trabajadores están obligados a cotizar a la Seguridad Social, pero es el empresario el encargado de ingresar ambas cuotas (la patronal y la obrera, esta última retenida previamente al trabajador en su nómina).

Agencia Tributaria

Las retenciones del IRPF deducidas a los trabajadores en la nómina se ingresarán a la Agencia Tributaria:

• De forma trimestral (Modelo 111).
• Al final del año, la empresa deberá entregar un resumen anual de las retenciones y sus importes (Modelo 190).

Trámites Relacionados con Faltas y Sanciones

Los trabajadores tienen una serie de derechos y obligaciones que respetar. El incumplimiento de estas obligaciones puede dar lugar a faltas que, según su gravedad (normalmente establecida en convenio colectivo o en el Estatuto de los Trabajadores), serán clasificadas como:

• Leves
• Graves
• Muy graves

Cada tipo de falta conlleva una sanción diferente y proporcional.

Documentación Relativa a la Extinción de la Relación Laboral

La relación laboral puede finalizar por diversas causas:

• Finalización de contratos temporales.
• Despidos disciplinarios.
• Despidos por causas objetivas.
• Dimisiones o abandonos del trabajador.
• Incumplimientos graves por parte del empresario.

Gestiones asociadas a la extinción:

• Preaviso: En la mayoría de contratos temporales (de duración determinada superior a un año), la empresa deberá notificar la finalización con 15 días de antelación (Nota: El texto original indicaba 10 días; se ajusta a la regulación general más común del Estatuto de los Trabajadores, Art. 49.1.c, aunque convenios específicos podrían variar). En caso de despido objetivo, el preaviso general también es de 15 días.
• Carta de Despido: En caso de despido (disciplinario u objetivo), el departamento deberá entregar una carta de despido al trabajador explicando el motivo y la fecha de efectos del mismo.
• Finiquito: En todos los casos de extinción, la empresa deberá entregar un documento de saldo y finiquito donde computen las cantidades pendientes (salarios, parte proporcional de pagas extraordinarias, vacaciones no disfrutadas y las indemnizaciones correspondientes si proceden).
• Certificado de Empresa: Por último, la empresa deberá entregar el certificado de empresa para que el trabajador pueda solicitar su prestación por desempleo, donde constarán las bases de cotización de sus últimos 180 días trabajados.