Gestión de Almacenes en Empresas Sanitarias: Optimización y Control

Gestión de Almacenes en Empresas Sanitarias

Organización y Distribución

Zonas de Almacenamiento

Un almacén ordenado y organizado es crucial para la eficiencia en empresas sanitarias. Se recomienda dividir el almacén en zonas según el tipo de material:

• Almacén estándar: Fungibles o material sanitario, ordenado alfabéticamente y con posibilidad de subzonas.
• Almacén de medicamentos: Grandes (ordenados alfabéticamente por nombre del principio activo) y pequeños (por grupos terapéuticos).
• Zonas de condiciones especiales: Refrigerados, estupefacientes, etc., bajo vigilancia y con correcta señalización.
• Gases líquidos y químicos: Señalización adecuada y fichas de seguridad de los productos.
• Otras zonas: Material estéril, caducado o deteriorado, lencería, gestión y recepción de pedidos.

Referencias y Rotación de Productos

Las referencias deben colocarse juntas para facilitar su localización. Se recomienda el método FEFO (First Expired, First Out) para garantizar la rotación de productos, colocando los nuevos detrás de los existentes.

Estructuras de Almacenamiento

• Grandes: Cajas en palés y estanterías metálicas.
• Pequeñas: Armarios cerrados para medicamentos, preservando las condiciones de seguridad e higiene.

Sistemas Automáticos de Distribución de Medicamentos (SADM)

Los SADM ofrecen una excelente trazabilidad de artículos sanitarios, registrando información sobre la medicación, el paciente, la cantidad y el personal que accede.

Trazabilidad

La trazabilidad implica registrar todas las acciones que las herramientas sanitarias permiten rastrear para cada referencia. Se basa en procedimientos e instrucciones de trabajo que documentan los movimientos del almacén. Existen tres tipos principales de trazabilidad:

• Control de stock
• Control de caducidad
• Control de estupefacientes

Operaciones de Almacén

Las operaciones clave en la gestión de almacenes sanitarios incluyen:

1. Control de entrada, salida y caducidad
2. Planificación de necesidades
3. Distribución
4. Inventarios
5. Gestión de incidencias

Referencias Críticas

Las referencias críticas son aquellas cuya rotura de stock puede detener la actividad asistencial. Su importancia no siempre coincide con su valor económico.

Acciones en la Recepción de Mercancías

1. Revisar la correspondencia con el pedido
2. Revisar el estado de los artículos
3. Registrar informáticamente las no conformidades
4. Registrar informáticamente la entrada de artículos
5. Colocar los artículos en su lugar correspondiente

No Conformidad

Una no conformidad es un incumplimiento de los requisitos del sistema de gestión de calidad. Se debe registrar y gestionar adecuadamente.

Picking

El picking es la preparación del pedido para su entrega. El método más común es el "picking por dedo", con sistemas de alerta para optimizar el proceso.

Inventario

El inventario es el recuento manual de todos los artículos, comparando las cifras con el sistema informático y ajustando las desviaciones. Se realiza periódicamente y se actualiza de forma permanente. Las causas de las desviaciones pueden ser errores en el conteo, en la introducción de datos o falta de registro.

Tipos de Inventario

• Anual: Al final del año, coincidiendo con el cierre contable. Requiere bloquear los movimientos del almacén.
• Permanente: Diario, con los artículos que han tenido movimiento. Permite detectar errores y evitar roturas de stock.
• Rotatorio: Se programa un número de artículos para recontar cada día, con el objetivo de cubrir todo el almacén.