Gestión de Almacenes: Funciones, Tipos y Principios Básicos

Definición de Almacén

Un almacén es una unidad de servicio dentro de la estructura orgánica y funcional de una empresa, ya sea comercial o industrial. Tiene objetivos bien definidos en cuanto a resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.

Funciones del Almacén

• Recepción de materiales
• Registro de entradas y salidas
• Almacenamiento de materiales
• Mantenimiento de materiales y del almacén
• Entrega de materiales
• Coordinación del almacén con otros departamentos, como contabilidad

Principios Básicos del Almacén

El almacén es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de activo físico o variable de la empresa. Esto se realiza antes de que sean requeridos para la administración, producción o venta de artículos.

Tipos de Almacenes

• Centralizados: El establecimiento reúne en su propia sede todos los almacenes.
• Descentralizados: Cuando hay sectores del almacén ubicados en otros lugares.

Otros Tipos de Almacenes

• Materia prima
• Producto terminado
• Materiales auxiliares
• Productos en proceso
• Herramientas
• Materiales de desperdicio
• Materiales obsoletos
• Devoluciones

Áreas del Almacén

• Recepción
• Almacenamiento
• Entrega

Principios Básicos de Almacenamiento

• Primera entrada, primera salida (PEPS): Garantiza la rotación adecuada del inventario.
• Artículos de mayor demanda al alcance de las puertas: Facilita el acceso a los productos más solicitados.
• Controlar las salidas por documentación: Permite un seguimiento preciso del flujo de materiales.
• Llevar registros al día: Mantiene la información actualizada y precisa.
• Eliminar papeleo superfluo: Optimiza los procesos administrativos.
• Reducir desperdicio de espacio: Maximiza la capacidad de almacenamiento.
• Pasillo principal que recorra todo el almacén: Facilita la movilidad y el acceso a las diferentes áreas.
• Punto de recepción ubicado en el extremo del pasillo principal: Optimiza el flujo de materiales desde la recepción.

Justo a Tiempo (JIT)

El Justo a Tiempo (JIT, por sus siglas en inglés) es un sistema de organización de la producción para las fábricas, de origen japonés. También conocido como método Toyota, busca aumentar la productividad mediante la reducción del inventario y la optimización de los procesos.

Almacenes ABC

Los almacenes ABC son aquellos que clasifican los objetos o recursos siguiendo el peso que tengan respecto a la característica o parámetro que se desea analizar. Esta clasificación permite priorizar la gestión de los productos más importantes.

Kanban

Kanban es un sistema de información que controla de modo armónico la fabricación de los productos necesarios en cada uno de los procesos que tienen lugar en la fábrica y entre distintas empresas. Su objetivo es sincronizar la producción con la demanda.

Área de Entrega

La mercancía que ha sido tomada y llevada al área de entrega deberá contar con un documento de salida, como una nota de remisión o una factura. Esto garantiza el control y la trazabilidad de los productos.

Problemas Comunes en el Almacén

• El llenado excesivo de los locales puede causar daños y aumentar reclamos y devoluciones.
• Los pedidos inoportunos crean dificultades de organización.
• El espacio y el personal son insuficientes: Muchas veces se deja que se vaya acumulando trabajo con el fin de liquidarlo en un momento determinado. La plantilla de personal se dispone en función de estas necesidades extremas, con lo cual lo único que se consigue es que en los momentos de menos trabajo se produzca una situación de bajo rendimiento que ocasionará costos y gastos perfectamente evitables.