Gestión de Archivos y Correspondencia Empresarial: Optimización y Seguridad

Equipamiento Informático para el Archivo

Software y Hardware

Además del software, el archivo en soporte informático y la realización de copias de seguridad se apoya en la utilización de distintas herramientas de hardware:

• Disco duro interno del equipo informático
• Disco duro extraíble
• CD, CD-RW, DVD y Blu-ray Disc
• Memorias USB y tarjetas de memoria
• Almacenamiento en la "nube"
• Impresora
• Escáner
• Equipos multifunción

Gestión de Documentos

Conservación y Uso de Documentos Escritos

La documentación escrita debe respetar una serie de normas básicas:

• Registrar la entrada o salida de un documento previamente archivado en un registro auxiliar.
• Al sacar un documento del archivo, dejar constancia de su salida.
• Devolver el documento lo antes posible.

Gestión de Datos en Soporte Informático

Un sistema de gestión de bases de datos (SGBD) es un programa informático capaz de obtener información de una base de datos, gestionando el acceso, consulta y eliminación de los datos alojados y organizados en ella. Algunos ejemplos son Microsoft Access, entre otros. Las ventajas frente al soporte papel son:

• Motores de búsqueda rápidos y eficientes.
• Acceso a la información en cualquier momento y lugar, sin necesidad de presencia física.

Purga y Destrucción de Documentos

La purga y eliminación periódica de documentación no útil evita la acumulación innecesaria y la pérdida de operatividad. Este procedimiento, que incluye la limpieza y purga del archivo, debe realizarse con cierta frecuencia. En estos procesos, se suelen implementar sistemas de seguridad reforzados para minimizar cualquier pérdida de información.

Tratamiento de la Correspondencia Empresarial

Existen distintos tipos de correspondencia:

Tratamiento de la Correspondencia de Entrada

• Recepción
• Clasificación
• Registro

Tratamiento de la Correspondencia de Salida

• Preparación/comprobaciones previas
• Recogida
• Registro
• Expedición o envío

Servicios de Correspondencia y Paquetería

• Correos (servicio postal)
• Compañías privadas

Tratamiento Telemático de la Documentación

Existen diferentes plataformas para el tratamiento telemático de la documentación:

• Oficina Virtual de Correos: Permite presentar documentos de forma telemática y acceder a servicios online.
• Servicios online de las Administraciones Públicas: Cada vez más administraciones públicas ofrecen a los ciudadanos la posibilidad de realizar trámites a través de Internet, implementando registros electrónicos o telemáticos. El registro telemático permite al ciudadano acceder a la información y ver en qué fase de tramitación se encuentra su escrito.

La eficacia del registro electrónico requiere una óptima interconexión entre los distintos organismos públicos, el uso del portafirmas electrónico y el certificado digital.