Gestión de Archivos y Documentos: Organización y Seguridad

Gestión de la Información y Documentación

1. El Archivo: Propósito y Funciones

El archivo sirve para recuperar y consultar documentos. Debe adaptarse a las necesidades de la empresa para facilitar la toma de decisiones y el almacenamiento de información. Sus objetivos principales son:

• Evitar la pérdida de información.
• Facilitar la localización de documentos.
• Controlar la información.

2. Tipos de Archivos según su Uso

2.1. Archivos Activos

También conocidos como archivos de oficina, contienen documentos de uso frecuente y se almacenan en un lugar accesible y cercano.

2.2. Archivos Semiactivos

También conocidos como archivos centrales, almacenan documentos con poca actividad reciente que se han retirado de los archivos activos después de su uso.

2.3. Archivos Inactivos

También conocidos como archivos pasivos, almacenan documentos que se utilizan con poca frecuencia, pero que tienen gran importancia legal.

3. Sistemas de Clasificación de Documentos

• Sistema alfabético: Ordena los documentos según el alfabeto, asignando una letra clave a cada uno.
• Sistema numérico: Ordena los documentos según un número natural, que puede o no guardar relación con el contenido del documento.
• Sistema cronológico: Ordena los documentos según una fecha relevante para el documento.
• Sistema geográfico: Ordena los documentos según un lugar o dirección, que puede estar relacionado con el documento.
• Sistema temático: Ordena los documentos según temas o asuntos relacionados con su contenido.
• Sistema alfanumérico: Ordena los documentos utilizando una combinación de letras y números para crear una palabra ordenatriz.

4. Entrada, Conservación y Eliminación de Documentos en Papel

4.1. Entrada de Documentos

• Determinar el valor del documento.
• Realizar copias de seguridad, fotocopias o digitalizaciones.
• Referenciar los documentos.
• Archivar los documentos.

4.2. Conservación de Documentos

• Dejar constancia de la entrada y salida de los documentos.
• Extraer del archivo el expediente completo cuando sea necesario.
• Devolver el documento al archivo lo antes posible.

4.3. Eliminación de Documentos

Se realiza para evitar el uso indebido de los documentos y se lleva a cabo mediante máquinas destructoras.

5. Sistemas de Gestión de Datos

Ventajas de los sistemas de gestión de datos:

• Organización flexible.
• Distintos niveles de restricciones de acceso.
• Actualizaciones casi automáticas.
• Consulta simultánea de datos.
• Eliminación de la repetición de datos.
• Facilidad para realizar copias de seguridad.

6. Almacenamiento en la Nube

Ventajas del almacenamiento en la nube:

• Capacidad de almacenamiento casi ilimitada.
• Accesibilidad permanente.
• Pago por el espacio utilizado.
• Fomento del trabajo en equipo.
• Incremento del nivel de seguridad.
• Facilidad para cambiar de proveedor.

Ejemplos: Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive, Box.

7. Protección de Datos

7.1. Protección de Datos en Papel

• Utilizar un procedimiento claro para el manejo de documentos.
• Establecer un sistema de archivo protegido.
• Elaborar un plan de actuación en caso de incidentes.
• Nombrar un responsable de seguridad.
• Implementar mecanismos para evitar la divulgación de información.
• Exigir confidencialidad a todo el personal.

7.2. Protección de Datos Electrónicos

• Realizar copias de seguridad periódicas.
• Restringir el acceso a la información sensible.
• Utilizar el modo "solo lectura" cuando sea apropiado.
• Utilizar un firewall para proteger la red.
• Utilizar contraseñas seguras y sistemas de autenticación robustos.