Gestión de Archivos y Protección de Datos: Guía Práctica

Procedimiento y Equipamiento de Archivo

Procedimiento de Archivo

El proceso de archivo consta de los siguientes pasos:

1. Revisar los documentos.
2. Clasificar los documentos.
3. Ordenar los documentos clasificados como útiles.
4. Archivar los documentos previamente ordenados.

Equipamiento de Archivo

El equipamiento de archivo se refiere a los dispositivos físicos que permiten almacenar y ordenar la información. La elección del equipamiento adecuado depende de factores como:

• El espacio disponible.
• La frecuencia de uso de los documentos.
• El volumen de material archivado.

Existen dos tipos principales de equipamiento de archivo:

• Archivo convencional o manual: Archivadores, carpetas, armarios.
• Archivo informático: Equipos informáticos, sistemas operativos y de gestión de la información.

Principios de la LOPD

La Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) establece una serie de principios fundamentales para garantizar la protección de los datos personales:

• Calidad de los datos: Los datos deben ser precisos y estar actualizados.
• Deber de información: Las personas deben ser informadas sobre cómo se utilizan sus datos.
• Consentimiento del afectado: Se requiere el consentimiento de las personas para el tratamiento de sus datos.
• Datos especialmente protegidos: Se requiere una protección especial para datos sensibles como la ideología, religión, salud, etc.
• Seguridad de los datos: Se deben implementar medidas de seguridad para proteger los datos contra accesos no autorizados.
• Deber de secreto: Las personas que acceden a los datos deben mantener la confidencialidad.
• Comunicación de los datos: La comunicación de datos a terceros debe estar justificada.
• Acceso a los datos por parte de terceras personas: El acceso a los datos por parte de terceros debe estar controlado.

Derechos de los Interesados

La LOPD otorga a las personas una serie de derechos sobre sus datos personales:

• Derecho de oposición: Derecho a oponerse al tratamiento de sus datos.
• Derecho de impugnación de valoraciones: Derecho a impugnar las valoraciones basadas en el tratamiento automatizado de sus datos.
• Derecho de consulta: Derecho a consultar sus datos personales.
• Derecho de acceso: Derecho a obtener una copia de sus datos personales.
• Derecho de rectificación y cancelación: Derecho a corregir o eliminar sus datos personales.
• Derecho de indemnización: Derecho a ser indemnizado por los daños causados por el tratamiento de sus datos.

Medidas de Seguridad

La LOPD establece diferentes niveles de seguridad en función del tipo de datos:

Nivel Básico

Aplicable a todos los ficheros con independencia de sus datos y del uso de los mismos.

Nivel Medio

Aquellos relativos a infracciones administrativas o penales; aquellos cuyos responsables sean entidades financieras, administraciones tributarias, Seguridad Social, mutuas de accidentes, etc.

Nivel Alto

Aquellos referidos a datos de ideología, religión, afiliación sindical, creencias, origen racial, salud o vida sexual. Aquellos que contengan datos recabados para fines policiales o derivados de actos de violencia de género.

Las medidas técnicas y organizativas de seguridad se deben aplicar a:

• Ficheros automatizados: Como un archivador informatizado.
• Ficheros no automatizados: Como un archivador manual.
• Centros de tratamiento: Como la sala de ordenadores.
• Locales: El recinto en el que se encuentran las oficinas y salas de ordenadores.
• Equipos: Como ordenadores o impresoras.
• Sistemas y programas informáticos: Como el software Access®.
• Personas: Como los responsables de los archivos.