Gestión de Archivos: Tipos, Organización y Conservación de Documentos

Concepto y Funciones de los Archivos

Un archivo es un conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades.

Funciones de los Archivos

• Conservación de la documentación.
• Clasificación y ordenación de los documentos.
• Garantizar una rápida localización de los documentos.
• Facilitar la consulta de la documentación guardada en ellos.

Organización de los Archivos

Existen dos principios fundamentales para la organización de archivos:

• Principio de procedencia: Consiste en agrupar los documentos generados por una institución, organismo o persona sin mezclarlos con otros.
• Principio de orden de creación: Consiste en respetar el orden cronológico en que se crearon los documentos.

Clases de Archivos

Según el Tipo de Documento que Contienen

• Archivos históricos.
• Archivos de gobierno.
• Archivos eclesiásticos.
• Archivos de la Administración.
• Archivos privados (familias importantes del país).
• Archivos de empresas.

Por el Grado de Utilización

• Activos: De utilización frecuente.
• Semiactivos: Consultados esporádicamente.
• Pasivos: Pasados 6 años, según lo fijado en el Código de Comercio para guardar libros y justificantes.

Por el Grado de Autonomía

• Centralizada: La documentación se guarda en un único lugar.
• Descentralizada: La documentación está dispersa en sus departamentos.

Clasificación de Documentos

La clasificación es una operación intelectual que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura orgánica y/o funcional del fondo documental. Existen dos tipos principales de clasificación:

• Orgánica: Estructurada de acuerdo con el organigrama de la institución.
• Funcional: Relacionada con las actividades y funciones que se llevan a cabo en la institución, y que no siempre coincide con su organigrama.

Mobiliario y Útiles de Archivo

Sistemas Convencionales

• Armarios.
• Estanterías.
• Carpetas.

Sistemas Modernos

• Microfilme.
• Soportes digitales.

Tipos de Mobiliario

• Armarios convencionales: Son muebles archivadores que disponen de baldas o cajones en su interior, para archivar documentos de la A a la Z.
• Archivadores: Son muebles de menores dimensiones que los armarios, que contienen carpetas colgadas.

Carpetas y Subcarpetas

En las oficinas, las más utilizadas son las carpetas colgadas, de anillas, A-Z y las simples:

• Carpetas colgadas.
• Carpetas con anillas.
• Carpetas A-Z.
• Carpetas simples.
• Subcarpetas.

Archivos, Bibliotecas y Centros de Documentación

Archivos

Ver definición arriba.

Bibliotecas: Concepto y Funciones

• Adquisición de los fondos documentales.
• Conservación de los fondos.
• Estudiar y exponer los libros y documentos con el fin de difundir su contenido.

Centros de Documentación: Concepto y Funciones

Instituciones que actúan como mediadoras entre el usuario y los conocimientos, pues prestan los servicios de selección, tratamiento, almacenamiento y difusión de la información.

Funciones de los Centros de Documentación

• Estudiar los fondos existentes y elaborar catálogos.
• Clasificar, catalogar y elaborar índices de los fondos existentes.
• Tratamiento informatizado de la información.
• Búsqueda de la información y su difusión selectiva.
• Otras funciones auxiliares.

Conservación y Seguridad de la Información

En la empresa, se conserva la información por:

• Exigencias legales.
• El bien de la organización de la propia empresa.