Gestión de la Calidad Empresarial: Estructura y Documentación Esencial

El Sistema de Calidad en la Empresa

Una empresa asegura la calidad cuando es capaz de cumplir siempre los requisitos acordados con sus clientes. Para poder demostrar esta capacidad, la empresa debe tener definida y puesta por escrito:

• Su organización.
• Sus actividades y la forma de realizarlas.

Documentos de un Sistema de Calidad

Uno de los principios de la gestión de la calidad es que todas las actividades de la empresa que afecten a la calidad de los productos deben estar puestas por escrito. Esta formalización sirve para:

• Dejar claras las responsabilidades.
• Definir una única manera de hacer las cosas.
• Ayudar a las personas que se incorporan a un puesto de trabajo nuevo.
• Facilitar la mejora continua de los métodos de trabajo.

El sistema de calidad de una empresa tiene muchos documentos; los principales son: manual de la calidad, procedimientos, instrucciones de trabajo y registros.

El Manual de la Calidad

El manual de calidad de una empresa es el documento que describe su sistema de calidad.

Estructura de un Manual de Calidad:

1. Objeto y ámbito de aplicación.
2. Documentos de referencia y definiciones.
3. Presentación de la empresa.
4. Objetivos y política de calidad de la empresa.
5. Descripción del sistema de calidad.

Procedimientos e Instrucciones de Trabajo

Son documentos que describen la forma específica de llevar a cabo una actividad. Los procedimientos se utilizan para aquellas actividades en las que se encadenan varias operaciones e intervienen varias personas o departamentos de la empresa.

Procedimiento o Instrucciones:

1. Objeto y ámbito de aplicación.
2. Documentos de referencia.
3. Definiciones específicas.
4. Descripción de la actividad.
5. Anexos.

Registros

Son procedimientos que proporcionan pruebas de que se ha realizado una actividad o de los resultados obtenidos. En una empresa hay muchos tipos de registros; los más habituales son:

• Partes.
• Albaranes de entrada y salida de almacén.
• Pedidos de compras a proveedores.
• Resultados de controles o ensayos.
• Facilitar la mejora continua de los métodos de trabajo.