Gestión de Compras Eficiente: Proceso Completo y Optimización del Aprovisionamiento

El Proceso de Aprovisionamiento y Gestión de Compras

¿Qué es el Aprovisionamiento?

El aprovisionamiento es el proceso de poner a disposición de una empresa aquellos productos, bienes y servicios que sean necesarios para su funcionamiento.

¿Qué es Comprar?

Comprar es obtener del exterior de la empresa aquellos bienes y servicios imprescindibles para su actividad. Todo este proceso es la gestión de compras.

Funciones Clave de la Gestión de Compras

La gestión de compras desempeña un papel vital en la empresa, con funciones como:

• Contribuir al objetivo general de la empresa.
• Elaborar estudios de mercado para identificar oportunidades.
• Determinar y verificar el nivel de calidad de los productos y servicios.
• Orientar los presupuestos de compras de manera eficiente.
• Elegir proveedores de confianza y establecer relaciones sólidas.
• Disminuir el coste de las compras sin comprometer la calidad.
• Utilizar los tiempos y formas de pago más ventajosos.
• Evitar imponer plazos de entrega de difícil cumplimiento.
• Disponer de las materias primas necesarias en el momento oportuno.

Objetivos Estratégicos de la Gestión de Compras

Los principales objetivos de una gestión de compras eficaz son:

• Conseguir los productos y servicios al mínimo coste posible.
• Lograr la mejor relación entre calidad y precio.
• Asegurar que el proveedor entregue materias primas de calidad y en el plazo acordado.
• Mejorar continuamente el nivel de servicio de los proveedores.
• Implementar estrategias como el Just-in-Time para optimizar inventarios.
• Minimizar la inversión en inventario.
• Crear un stock suficiente para cubrir las necesidades operativas.
• Establecer buenas relaciones de comunicación con todos los departamentos de la empresa.

Responsables del Departamento de Compras

La responsabilidad de las compras puede recaer en diferentes figuras o departamentos, tales como:

• El propietario del establecimiento.
• El director del establecimiento.
• El departamento de administración.
• El departamento de compras especializado.

Tareas Desempeñadas en el Proceso de Compras

Las tareas habituales en el ámbito de las compras incluyen:

• Establecer los objetivos de compra.
• Planificar las actividades de adquisición.
• Recibir las hojas de pedido de los diferentes departamentos.
• Elaborar el pedido formal.
• Seleccionar los mejores proveedores.
• Recepcionar las mercancías.
• Comprobar los géneros recibidos.
• Distribuir los productos internamente.
• Almacenar los productos adecuadamente.
• Comunicar las compras realizadas a los departamentos pertinentes.

Operaciones Previas a la Compra

Antes de realizar una compra, es fundamental llevar a cabo las siguientes operaciones:

• Definir el producto con precisión y detalle.
• Determinar su calidad requerida.
• Controlar dicha definición para asegurar que se cumpla.
• Es imprescindible el uso de una base de datos de productos.
• Facilitar una ficha de especificación técnica del producto.

Fase de Preparación: Fuentes de Información para Proveedores

Para la búsqueda y selección de proveedores, se pueden consultar diversas fuentes:

• Ferias nacionales e internacionales del sector.
• Guías telefónicas y directorios empresariales.
• Internet y plataformas B2B.
• Cámaras de Comercio.
• Reuniones con representantes comerciales.
• Mercados centrales y distribuidores.

Estrategias de Selección de Proveedores

Proveedor Único

La estrategia de trabajar con un proveedor único presenta las siguientes consideraciones:

Ventajas:

• Mayor calidad y consistencia en los productos.
• Simplicidad en la gestión y comunicación.
• Facilidad para establecer acuerdos mutuos y a largo plazo.
• Mejor planificación de la cadena de suministro.

Inconvenientes:

• Riesgo elevado de interrupción del suministro.
• Posibles precios más altos debido a la falta de competencia.
• Alta dependencia del proveedor.

Varios Proveedores

La estrategia de trabajar con varios proveedores ofrece un enfoque diferente:

Ventajas:

• Mayor seguridad y diversificación de suministros.
• Posibilidad de obtener mejores precios a través de la competencia.
• Menor dependencia de un único proveedor.
• Fomenta la competitividad entre ellos.

Inconvenientes:

• Acuerdos más complicados de gestionar.
• Gestión administrativa más compleja.
• La calidad puede no ser estándar entre todos los proveedores.
• Planificación de pedidos y entregas más difícil.

Tipos de Pedido

Según Destino

Los pedidos pueden clasificarse según su destino o propósito:

• Pedidos habituales: Para el consumo regular y predecible.
• Pedidos para consumos extraordinarios: Para necesidades puntuales o inesperadas.
• Pedidos de reposición: Para reponer el stock y mantener los niveles óptimos.

Según Origen

También se pueden clasificar según la procedencia del proveedor:

• Nacionales: Proveedores dentro del mismo país.
• Internacionales: Proveedores de otros países.

En ambos casos, el origen deberá reflejarse claramente en el pedido.

Recepción de Pedidos y Control de Mercancías

Funciones y Responsabilidades en la Recepción

La fase de recepción es crítica e implica las siguientes funciones:

• Inspeccionar y controlar mercancías: Se realiza mediante la ficha de inspecciones para comprobar los productos y el albarán para verificar que coincide con lo solicitado.
• Registrar las desviaciones: Si hay desviaciones entre el producto recibido y el pedido, se rellena un parte de incidencias y se anota a los proveedores.
• Almacenar géneros: Los productos perecederos se almacenan en cámara y los no perecederos en economato.
• Establecer documentos de control: Se registran las entradas, salidas y devoluciones de mercancía.
• Realizar controles de puntos críticos (APPCC): Para asegurar la seguridad alimentaria y la calidad.

Documentos Clave en la Gestión de Compras

El Albarán

El albarán es un documento que confecciona el proveedor y lo envía junto a la mercancía solicitada. Generalmente, tiene varias copias: una para el proveedor y dos para el comprador (una para firmarla y devolver, y otra para su registro). Es fundamental comprobar si los datos son correctos según lo pedido.

La Factura

La factura es el último documento del proceso de compra que justifica y acredita legalmente la operación de compraventa de nuestra empresa.

Contenido de la Factura

En la factura se reflejan el nombre, los datos fiscales del comprador y vendedor, los productos adquiridos con su descripción y precio, y los datos de la persona o empresa que realiza la compra.

El Ticket

El ticket es un documento válido para realizar cambios, reclamaciones y devoluciones de productos.