Gestión del Control Interno: Información, Comunicación y Supervisión Efectiva
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Norma General para el Componente de Información y Comunicación
Corresponde a los métodos, procesos, canales, medios y acciones que, con un enfoque sistémico y regular, aseguren el flujo de información en todas las direcciones con calidad.
Normas Básicas para la Información y Comunicación
Funciones y Características de la Información
La información es el resultado de las actividades operativas, financieras y de control provenientes del interior o exterior de la entidad. Debe transmitir una situación existente en un determinado momento, poseyendo las características de confiabilidad, oportunidad y utilidad, con la finalidad de que el usuario disponga de elementos esenciales para la ejecución de las tareas operativas o de gestión.
Información y Responsabilidad
La información debe permitir a los funcionarios y servidores públicos cumplir con sus obligaciones y responsabilidades.
Los datos pertinentes deben ser captados, identificados, seleccionados, registrados, estructurados como información y comunicados de forma oportuna.
Calidad y Suficiencia de la Información
El titular o funcionario designado debe asegurar la confiabilidad, calidad, suficiencia, permanencia y oportunidad de la información que se genere y comunique, diseñando, evaluando e implementando los mecanismos necesarios que aseguren las características con las que debe contar toda información útil como parte del sistema de control interno.
Sistemas de Información
Los sistemas de información diseñados e implementados por la entidad constituyen un instrumento para el establecimiento de estrategias organizacionales y, por ende, para el logro de objetivos y metas, debiendo ajustarse a las características, necesidades y naturaleza de la entidad.
El sistema de información provee la información como insumo para la toma de decisiones, facilitando y garantizando la transparencia en la rendición de cuentas.
Norma General para la Supervisión (Actividades de Prevención, Monitoreo, Seguimiento de Resultados y Compromisos de Mejoramiento)
El sistema de control interno debe ser objeto de supervisión para valorar la eficacia y calidad de su funcionamiento a lo largo del tiempo y permitir su retroalimentación.
Monitoreo Oportuno del Control Interno
La implementación de las medidas de control interno sobre los procesos y operaciones de la entidad debe ser objeto de monitoreo oportuno con el fin de determinar su:
- Vigencia
- Consistencia
- Calidad
Normas Básicas para el Seguimiento de Resultados
1 Reporte de Deficiencias
Las debilidades y deficiencias detectadas como resultado del proceso de monitoreo deben ser registradas y puestas a disposición de los responsables con el fin de que tomen las acciones necesarias para su corrección.
2 Implementación y Seguimiento de Medidas Correctivas
Cuando se detecten o se informe sobre errores o deficiencias que constituyan oportunidades de mejora, la entidad deberá adoptar las medidas que resulten más adecuadas para los objetivos y recursos institucionales.