Gestión de correspondencia: métodos y normas

La  manipulación de la correspondencia de entrada y salida abarca el conjunto de tareas que se realizan con la documentación que llega a la empresa desde fuera,  o se envía de la empresa al exterior.

Correspondencia de entrada

La manipulación de la correspondencia de entrada: se encarga de la recepción y clasificación, apertura,  registro de entrada y distribución interna.

Correspondencia de salida

La manipulación de la correspondencia de salida: se encarga del registro, ensobrado, franqueo, y envío.

Registro de la correspondencia

El registro de la correspondencia consiste en anotar en un libro de registro los datos más relevantes de cada envío.

Los libros de registro son obligatorios para los organismos públicos. Las empresas privadas no están obligadas, pero cuando tienen un gran volumen de correspondencia  suelen llevar un registro porque es una forma rápida y cómoda de organizar la documentación y, especialmente porque es importante dejar constancia  de la correspondencia que implica  derechos y obligaciones.

Diferencias entre registro de entrada y salida

Las diferencias fundamentales entre el registro de entrada y el de salida son que el registro de entrada va numerado y el de salida no, el orden lo marca la fecha de salida.

Sistemas de clasificación

El sistema alfabético consiste en clasificar y ordenar a partir de las letras del alfabeto siguiendo el orden del mismo y respetando una serie de normas para nombres de personas y para nombres de empresas e instituciones. Su principal ventaja es que resulta muy sencillo y el inconveniente es que los criterios para determinar la palabra ordenatriz no son universales, ni unánimes.

Normas para nombres de personas

• El primer apellido es la palabra ordenatriz
• Si hay coincidencia en el primer apellido, se ordenarán por el segundo, y si este también coincide, se ordenarán por el nombre propio.
• En el caso de los apellidos que incluyen artículos, si son en castellano no se tienen en cuenta como criterio de ordenación y si son extranjeros sí se tienen en cuenta.

Normas para nombres de empresas

• También el primer apellido es la palabra ordenatriz y si el nombre va acompañado de otras partículas (Hijos de….Hermanos…Compañía…., etc.) no se tendrán en cuenta.
• Tampoco se tendrán en cuenta palabras genéricas como Bar, cafetería, supermercado, etc., salvo en nombres de instituciones (Ministerio, Banco, etc.)
• En el caso de empresas conocidas por siglas se clasificarán por el nombre completo, salvo que sean muy conocidas (UGT, TVE, RNE, etc.) Si la empresa es extranjera se tomará como guía la primera palabra.

En el sistema numérico a cada documento le corresponde un número que será el que se utilizará para ordenar siguiendo la sucesión natural. Su principal ventaja es que también resulta un método sencillo pero su inconveniente es que precisa de una clave de apoyo para relacionar el número con cada expediente, algo que hoy en día, con la ayuda de la informática resulta fácil.

El sistema alfanumérico es un sistema mixto, combinación del alfabético y numérico, claves compuestas de números y letras. Permite muchas variantes: letras seguidas de números, números seguidos de letras. Tiene los mismos inconvenientes que los sistemas anteriores: criterio de selección de la palabra ordenatriz y clave de apoyo para relacionar números con expedientes, con la desventaja añadida de que no es tan sencillo, pero es útil para archivos grandes y complejos.

El sistema por materias o asuntos consiste en archivar el material siguiendo como criterio su tema o contenido. Es un sistema complejo porque precisa del apoyo del sistema alfabético o numérico. En algunos casos es un método muy útil, por ejemplo, para organizar los libros de una biblioteca. Su dificultad reside en la elaboración del plan temático y en delimitar claramente el contenido de cada uno de los temas para no terminar colocando los papeles de un mismo asunto en diferentes carpetas. La localización de los documentos es rápida pero requiere de dos clasificaciones.