Gestión y Custodia de Documentación en la Oficina de Farmacia: Normativa y Procedimientos

¿Qué es un documento?

Un documento es información contenida en un soporte, ya sea físico (papel) o informático, que incluye texto o imágenes con el fin de ser utilizado como prueba, consulta o estudio. Constituye la evidencia física de la comunicación entre un emisor y un receptor.

Características de los documentos

• Destinatario: Persona u órgano al que va dirigido.
• Remitente: Persona que se hace responsable del contenido.
• Fecha: Día, mes y año en que se elabora.
• Contenido: Mensaje que se quiere transmitir.

Documentación en la Oficina de Farmacia (OF) y Servicios de Farmacia

Documentación de una Oficina de Farmacia

• Documentos recibidos: Recetas, órdenes hospitalarias, circulares, albaranes y facturas.
• Documentos custodiados: Real Farmacopea Española, Formulario Nacional, Libro Recetario, Libro de Estupefacientes, hojas de registro de temperatura, carteles informativos (hojas de reclamaciones y prohibición de fumar), hojas de reclamaciones, albaranes, facturas, Procedimientos Normalizados de Trabajo (PNT), hojas de registro de elaboración de Fórmulas Magistrales y declaraciones de cesión de datos.
• Documentos emitidos:
  • Mensualmente: Movimientos de ECM y Leponex.
  • Trimestralmente: Partes de recetas de estupefacientes.
  • Semestralmente: Partes oficiales de movimiento de estupefacientes.
  • Ante reacciones adversas: Tarjetas de declaración al Sistema Español de Farmacovigilancia (amarillas, verdes o blancas).
  • Otros: Talonarios de petición de estupefacientes, facturas y recibos.

Tiempos de custodia de documentos en la OF

• Recetas:
  • Seguridad Social y recetas privadas de medicamentos normales: 3 meses.
  • Recetas de fórmulas magistrales: 1 año.
  • Recetas de psicótropos: 2 años.
  • Recetas de medicamentos veterinarios: 3 años.
• Libros oficiales: Libro Recetario y Libro de Estupefacientes: 5 años.
• Registros: Ejemplo, registros de temperatura: 5 años.

Gestión de alertas sanitarias

Las alertas llegan a las oficinas de farmacia desde diversos remitentes, como almacenes de distribución, consejerías de sanidad o colegios de farmacéuticos. Se clasifican en:

Medicamentos de uso humano

• Seguridad: Relacionada estrechamente con la farmacovigilancia. Cuando la AEMPS recibe notificaciones de reacciones inesperadas en el tratamiento con un medicamento, se evalúa y se emite un comunicado. Como resultado, el fármaco puede ser retirado, cambiar sus condiciones de uso o modificar la información técnica.
• Calidad: La calidad o la información proporcionada sobre un medicamento debe corresponderse con parámetros establecidos previamente. Cuando se detecta un error que afecta a la calidad, la AEMPS emite un comunicado indicando el protocolo de actuación.