Gestión y Custodia de la Información en el Ámbito Archivístico

Custodia de la información

Según el Diccionario de Terminología Archivística del Ministerio de Cultura (1993), la custodia de la documentación se define como: la responsabilidad jurídica que implica el control y la adecuada conservación de los fondos por parte de una institución archivística, cualquiera que sea la titularidad de los mismos.

Aspectos fundamentales de la custodia

La custodia de la documentación comprende tres aspectos esenciales:

• La conservación.
• La preservación de los documentos.
• La de los espacios e instalaciones donde se realiza su tratamiento archivístico.

Conservación

La conservación de los documentos consiste en un conjunto de procedimientos y medidas destinadas a establecer:

• ¿Cuál es el ciclo vital de los documentos?
• ¿Durante cuánto tiempo se guarda la documentación?
• ¿Cuáles son los plazos de transferencia?
• ¿Qué eliminamos o conservamos permanentemente?
• ¿Cómo lo conservamos?
• ¿Quién lo conserva?

Ciclo vital de los documentos

El ciclo vital de la documentación son las etapas por las que sucesivamente, y en función de su utilidad, atraviesan los documentos desde que se producen hasta que se decide su eliminación o conservación definitiva.

Según cita José Ramón Cruz Mundet (1996): la información documental tiene una vida similar a la de un organismo biológico, el cual nace (fase de creación), vive (fase de mantenimiento y uso) y muere (fase de expurgo).

Periodos de utilidad documental

En una institución, y dentro del ciclo vital de los documentos, este mismo autor diferencia tres periodos:

• Periodo de utilidad corriente: incluye documentos de uso frecuente para la gestión de los asuntos de la organización.
• Periodo de utilidad intermedia: incluye los documentos que han perdido prácticamente la utilidad para la que fueron creados.
• Periodo de utilidad definitiva: incluye la documentación que debe conservarse permanentemente por su valor informativo, histórico y cultural.

Valores del documento

En función de su periodo de utilidad, se dice que un documento puede tener un valor primario o un valor secundario.

• Valor primario: es el que va unido a la finalidad inmediata por la cual el documento ha sido producido.
• Valor secundario: es el que obedece a otras motivaciones que no son la propia finalidad del documento, tales como el valor histórico o informativo.