Gestión Documental y Archivística: Conceptos Clave, Ciclo de Vida y Tipos de Archivo

Fundamentos de la Gestión Documental y Archivística

Definiciones y Conceptos Clave

Archivo: Conjunto ordenado de documentos que se guardan en un lugar determinado, siguiendo unas normas y criterios previamente establecidos.

Funciones del Archivo:

• Guardar y conservar la documentación.
• Facilitar su localización rápida y fácil.
• Cumplir con las disposiciones legales.

Ciclo Vital del Documento: El documento atraviesa las fases de nacimiento, madurez, declive y muerte. Por ley, los documentos se deben conservar durante un tiempo determinado.

Métodos de Eliminación Documental

Los documentos que superan el tiempo de conservación legal pueden eliminarse por dos métodos:

1. Venta a empresas de reciclaje.
2. Destrucción por medio de máquinas especializadas.

Organización y Hábitos del Archivo Físico

La organización del archivo físico debe ser:

• Personalizada: El sistema más adecuado para la entidad.
• Planificada, metódica, adecuada y eficaz.
• Debe iniciarse con el documento y ser constante.

El hábito de archivo implica:

• Evitar la acumulación de grandes volúmenes de archivos.
• Clasificar y archivar de manera constante.
• Seleccionar y conservar solo lo necesario.

Tipologías de Sistemas de Archivo

1. Archivo Centralizado

La totalidad de la documentación se concentra en un único lugar: el archivo central.

Ventajas del Archivo Centralizado

• Puede ser atendido por profesionales especializados.
• Permite establecer criterios únicos de clasificación y gestión.
• Ahorro de espacio.
• Necesita menos tiempo para las tareas de archivo.

Desventajas del Archivo Centralizado

• Todos los departamentos dependen de él.
• Posible retraso en la gestión de documentos.
• Requiere un sistema riguroso que controle la documentación que se entrega y se solicita.

2. Archivo Descentralizado

La documentación se reparte entre diversas secciones o departamentos y, pasado un tiempo, se lleva a un depósito común.

Ventajas del Archivo Descentralizado

• Mayor proximidad del documento al usuario.
• Localización más rápida.
• Evita trámites burocráticos.

Desventajas del Archivo Descentralizado

• Se repiten las tareas de archivo en múltiples puntos.
• Se multiplican los espacios necesarios para el archivo.
• El personal encargado no siempre es especialista en archivística.

3. Archivo Mixto

Combina lo mejor de los dos sistemas anteriores para aprovechar sus ventajas y evitar sus inconvenientes. Consiste en concentrar la documentación de carácter general en un archivo central y mantener cada archivo específico en los departamentos.

El proceso habitual es descentralizar el archivo por departamentos para los procesos vigentes y, una vez finalizados, trasladar la documentación al archivo central.

Niveles de Organización del Archivo Mixto

El sistema mixto cuenta con 3 niveles de organización:

1. Nivel Básico (Archivo Individual): Documentación cerca del lugar de trabajo, utilizada de forma inmediata.
2. Nivel Intermedio (Archivo de Sección): Cada sección guarda la documentación que maneja habitualmente, situado en un lugar accesible dentro del departamento.
3. Nivel Superior (Archivo Central): Guarda la documentación procedente de todas las secciones una vez que deja de estar vigente o de ser de uso habitual.