Gestión Documental y Archivo Digital: Conceptos Clave y Estrategias Eficientes

Conceptos Fundamentales del Archivo

Concepto de Archivo

Lugar donde se encuentran ordenados y clasificados los documentos de carácter público y privado.

Definición de Archivo

1. Hace referencia a la acción de archivar los documentos de forma ordenada, independientemente del soporte.
2. Lugar físico donde se almacenan documentos.

Reglas Esenciales para una Gestión de Archivo Eficiente

1. Se han de ordenar de manera que cualquier persona, aunque no conozca el sistema de clasificación, pueda encontrar el documento de la manera más rápida posible.
2. El registro de archivo sirve para dar constancia de entradas y salidas. Si hay salidas, hay que dejar testimonio de la ubicación que ocupa el documento cuando se retira.
3. No se aconseja acumular excesiva documentación pendiente para archivar, ya que esto facilita la extraviación.
4. Un archivo donde se guarden todos los documentos no es eficiente; hay que ser selectivo.
5. A la hora de clasificar documentos y decidir abrir un expediente, hay que asegurarse de que no se haya abierto ya con anterioridad para evitar duplicados.
6. Es muy recomendable utilizar señales visuales a la hora de clasificar para facilitar la localización.
7. Es importante eliminar los documentos que no son útiles.
8. El archivo ha de procurar que los documentos estén seguros y que no sufran modificaciones.
9. Es conveniente agrupar ciertos documentos para evitar la pérdida de información.
10. Es recomendable colocar la documentación de forma que sea visible para una búsqueda posterior, por ejemplo, doblando los documentos para que se vea el inicio.

Clasificación de Archivos Documentales

Según Titularidad

• Públicos:
  • Administración General del Estado
  • Administración Autonómica
  • Administración Local
  • Otros órganos de la administración
• Privados:
  • Empresas
  • Partidos políticos y sindicales
  • Instituciones religiosas
  • Familias y particulares

Según Antigüedad

• Activos: Se guardan documentos que se consultan a menudo; son procesos empresariales en marcha o que se cerraron hace poco.
• Semiactivos: Documentación que no tiene vigencia, pero no se destruirá de momento por imperativo legal o por interés de la empresa.
• Inactivos: Documentos que, aunque no sean de mucho uso, tienen valor documental para la empresa.

Según Autonomía

• Centralizado: Documentos de la empresa donde habrá solo un responsable.
• Descentralizado: Cada departamento es independiente sin perder el nexo de unión. Los archivos relacionados sí pueden tener un archivo definitivo.

Sistemas de Archivo: Guarda y Recuperación Documental

Definición de Sistema de Archivo

Conjunto de medios materiales mediante los cuales las organizaciones o empresas llevan a término tareas de guarda y custodia, y para recuperar la documentación que reciben, así como la que envían.

Ejemplos: Microfilm, sistemas convencionales, sistemas informáticos.

Sistemas de Archivo Informático

Estos sistemas se clasifican en:

• Básico: Programas convencionales de contabilidad, nómina, facturas, etc.
• Semi-integrado: Base de datos con programas de gestión entrelazados. Un 10% o 15% se archiva magnéticamente, el resto en papel.
• Integrado: Captura y digitaliza la información en papel con el uso de software y herramientas especializadas.

Ventajas del Archivo Informático

1. Dispone de un motor de búsqueda muy potente.
2. Ocupa menos espacio físico.
3. Ahorra costes y recursos.
4. Permite consultar la información en cualquier momento.

Bases de Datos: Almacenamiento y Gestión de Información

Definición de Base de Datos

Programa informático que almacena de forma sistemática un conjunto de datos relacionados entre sí, con el fin de obtener información de una manera rápida y eficaz. El término fue utilizado en 1953 en Santa Mónica (California).

Su nombre técnico es SGBD (Sistema Gestor de Bases de Datos).

Características de las Bases de Datos

• Organizan los datos independientemente del soporte que los contiene.
• Control centralizado.
• Puede ser utilizado por diferentes usuarios y aplicaciones.
• Presentan menos redundancia.
• Es rápido, fiable y flexible.
• Independencia lógica y física de los datos.