Gestión Documental en Archivos: Digitalización, Legislación y Conservación Clínica

Sustitución de Documentos

Actualmente, las nuevas tecnologías se presentan como la solución para evitar el expurgo de documentos. La microfilmación y la digitalización pretenden resolver la problemática del archivo, especialmente la del espacio, pero hay que tener en cuenta, que la sustitución del soporte-papel por otros soportes (ópticos, magnéticos, etc.) es solo operativa cuando se aplica sobre documentos necesarios, pero no en el caso de la documentación sin valor y por lo tanto inútil, ya que nunca será consultada.

Si se quiere llevar a cabo una migración de estas características se deberá valorar, seleccionar y eliminar igualmente aquellos documentos que se consideren que han perdido utilidad, ya que tanto la microfilmación como la digitalización suponen un coste elevado:

• Por material
• Instalaciones
• Personal especializado
• Equipamiento

También hay que considerar que el periodo de vida del material óptico y magnético es incierto y que obliga a sucesivas sustituciones en soportes más modernos y al cambio de los equipos de lectura.

Legislación Archivística en España

La Ley 13/85 de Patrimonio Histórico Español regula los plazos de transferencia y conservación de la documentación en los archivos administrativos y la establece en 5 años para los archivos de gestión (activos) y en 50 años para los intermedios (pasivos); a partir de 50 años se transfieren al archivo histórico que los guarda permanentemente. En el caso de que el archivo de una institución no pueda proteger debidamente la documentación histórica que legalmente le corresponde custodiar, puede realizar mediante acta de entrega el traspaso de documentación a un archivo general. Como por ejemplo, los archivos históricos provinciales.

Conservación en los Archivos Clínicos

Los documentos clínicos tienen unos plazos de conservación y transferencia que varían sustancialmente con respecto a los establecidos por la Ley Española para los archivos administrativos y se definen de forma particular en función de unas variables en las que se tiene en cuenta la población a la que se atiende y el tipo, funcionamiento y la infraestructura del hospital. El traspaso de la documentación clínica considerada histórica a archivos provinciales no es una práctica habitual en el Estado y el expurgo de documentos debido a la falta de legislación específica no se suele realizar.

Por ello en la mayoría de los casos, los centros sanitarios no pueden asumir la conservación indefinida de sus documentos en papel debido a limitaciones de espacio y recursos.

Para resolver este problema actualmente se está llevando a cabo dos tipos de actuación:

1. Subcontratación de empresas externas a la organización, que se encargan de la conservación del pasivo y del histórico.
2. Miniaturización de los expedientes clínicos consistentes en microfilmar o digitalizar los documentos que componen la HC. Como norma general, aquellos expedientes depositados en los archivos pasivos e históricos.

El elevado coste de la segunda opción lleva a los centros sanitarios, preferentemente, a externalizar sus pasivos.

Ciclo Vital de los Expedientes Clínicos

Historias Activas e Inactivas

En función de su utilidad y frecuencia de uso, se considera que las HHCC (Historias Clínicas) de los pacientes atendidos en un centro sanitario pueden estar activas o inactivas.

Son historias activas si el paciente está actualmente visitándose o ingresado y por tanto genera información que queda registrada en su expediente clínico. También se consideran activas aquellas historias que son solicitadas para investigación y docencia, aunque el paciente no haya acudido al centro a visitarse o haya sido exitus (paciente fallecido).

Son historias inactivas aquellas pertenecientes a pacientes que no han tenido actividad asistencial durante un período de tiempo determinado y que por tanto no han generado información que haya engrosado su expediente clínico. También se consideran historias clínicas inactivas las pertenecientes a pacientes que han sido exitus y no son solicitadas para investigación o docencia.