Gestión Documental y Cumplimiento Normativo Empresarial

Documentos Societarios

Objetivo

• Transmitir información.
• Plasmar los acuerdos adoptados.
• Registrar las operaciones realizadas.

Convocatorias

Definición: Anuncios o escritos por los que se convoca a los miembros de la sociedad a participar en actividades comunes, como reuniones o juntas ordinarias y extraordinarias.

En la convocatoria deben aparecer el lugar, día, hora y orden del día de la reunión.

Actas

Definición

Documentos que sirven para dejar constancia oficial de todo lo que se ha tratado y acordado en una junta.

Redacción y Legalización

• En las reuniones debe haber un secretario, que es la persona encargada de redactar el acta. El secretario autorizará el acta con su firma.
• Para la redacción del acta se utilizará un lenguaje formal pero sencillo, ya que debe ser un resumen de la reunión.
• Las actas deben transcribirse en un libro de actas, que deberá ser legalizado por el registrador mercantil.

Estructura del Acta

• Encabezamiento: Título del acta, nombre de la sociedad, la fecha y lugar de celebración de la reunión.
• Asistentes: Listado de los convocados presentes y ausentes.
• Orden del día: Los puntos que se van a tratar.
• Acuerdos: Decisiones adoptadas, votaciones realizadas, propuestas presentadas y participantes, y resoluciones aprobadas.
• Cierre: Hora de finalización de la sesión.
• Pie: Firma del secretario y de todos los asistentes.

Libros de Registro Obligatorios

Exigidos por el Código de Comercio

El Código de Comercio obliga a todas las sociedades a anotar sus operaciones en determinados libros. Los empresarios deberán presentar los libros obligatorios en el Registro Mercantil para su legalización.

Para todas las empresas

• Libro de Inventarios y Cuentas Anuales:
  • Se abrirá con el balance inicial.
  • Se inscribirán los balances de comprobación de sumas y saldos trimestralmente.
  • Se inscribirán el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales anualmente.
• Libro Diario: Registrará día a día todas las operaciones de la empresa.

Para Sociedades Mercantiles (además de los anteriores)

• Libro de Actas: Constarán todos los acuerdos tomados por las juntas generales y especiales, y los demás órganos de la sociedad.

Exigidos por la Normativa Tributaria

• Libro registro de facturas emitidas.
• Libro registro de facturas recibidas.
• Libro registro de bienes de inversión.
• Libro registro de operaciones intracomunitarias.

Conservación de la Documentación

• Los sujetos obligados conservarán todos los documentos de sus operaciones durante un período mínimo de diez años desde la ejecución de la operación.
• Los empresarios deben conservar los contratos, facturas y documentos comerciales por un mínimo de seis años.
• Los empresarios deben conservar la documentación en materia de Seguridad Social por un mínimo de cuatro años.
• La Ley 10/2010, de 28 de abril, de Prevención del Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo y la Ley Orgánica 7/2012, de 27 de diciembre, de Reforma del Código Penal, entre otras normativas, también establecen obligaciones específicas de conservación de documentos.

Protección de Datos de Carácter Personal

Definición

Los datos personales son toda información sobre una persona física identificada o identificable.

Obligaciones de las Empresas

• Responsable del tratamiento: Es la persona (física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo que, solo o junto con otros) que determina los fines y medios del tratamiento.
• Encargado del tratamiento: Es la persona (física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo) que trata los datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Al tratar datos personales, la empresa debe observar los principios de exactitud de los datos, el deber de confidencialidad y el tratamiento basado en el consentimiento de la persona.

Tratamiento Prohibido

Queda prohibido el tratamiento de datos que revelen el origen étnico o racial, las opiniones políticas, las convicciones religiosas o filosóficas, o la afiliación sindical.

Derechos de los Interesados

Las personas cuyos datos estén sometidos a tratamiento tienen los siguientes derechos:

• Derecho de acceso.
• Derecho de rectificación.
• Derecho de supresión.