Gestión Documental Eficiente: Clasificación, Ordenación y Sistemas de Archivo
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1. Clasificación
Consiste en agrupar documentos por clases: albaranes, facturas, nóminas, justificantes de pago, fichas de clientes, etc.
2. Ordenación
Organizar documentos según un criterio establecido:
- Cronológico: por fecha.
- Alfabético: por letras.
- Numérico: por números.
Sistemas de Clasificación
| Sistema | Ventajas | Desventajas |
|---|---|---|
| Alfabético | Sencillo, fácil localización. | Reglas fijas, necesita "testigo". |
| Numérico | Clave única, búsqueda rápida. | Difícil sin número, no ampliable. |
| Alfanumérico | Rápido, permite intercalar. | Códigos complejos. |
| Cronológico | Simple, añade documentos nuevos. | Requiere fecha exacta. |
| Geográfico | Ideal para ubicaciones. | Necesita conocimientos geográficos. |
| Temático | Fácil por temas. | Un documento puede estar en varios. |
| Mixto | Combina ventajas de varios sistemas. | Más complejo de organizar. |
3. Archivo
Guardar documentos clasificados en un soporte físico o digital. Son generados por una persona o empresa, incluyendo el lugar donde se guardan.
¿Para qué sirve?
- Guardar y proteger información.
- Encontrar documentos fácilmente.
- Cumplir leyes de conservación.
Tipos de Archivo
1. Según el soporte
- Convencional (papel): armarios, carpetas, archivadores.
- Informático (digital): ordenador, nube, USB.
2. Según la frecuencia de uso
- Activo (gestión): documentos de uso frecuente.
- Semiactivo: poco uso, pero necesarios por ley.
- Inactivo (histórico): rara consulta, valor legal o histórico.
3. Según la localización
- Centralizado: todo en un solo lugar.
- Descentralizado: cada departamento tiene su archivo.
- Ventajas: acceso rápido, sin trámites.
- Desventajas: duplicidad, falta de estandarización.
- Mixto: combinación de ambos.
Fases del Archivo en Papel
- Entrada: clasificar y ordenar documentos.
- Conservación: mantener en condiciones adecuadas (temperatura, humedad).
- Purga (expurgo): destruir documentos sin valor legal o utilidad.
Materiales y Mobiliario de Archivo
- Materiales: carpetas, archivadores, bandejas, fichas.
- Mobiliario: estanterías, armarios, cajones archivadores.
Archivo Digital y Soportes
Soportes: disco duro, nube (Google Drive, OneDrive), USB, DVD/CD.
Ventajas:
- Ocupa poco espacio.
- Búsqueda rápida.
- Acceso remoto y copias de seguridad.
Regla de las 5 R’s (Sostenibilidad)
- Reparar antes de desechar.
- Rechazar materiales dañinos.
- Reducir consumo (papel, energía).
- Reutilizar materiales.
- Reciclar residuos.