Gestión Documental Eficiente y Fundamentos de Estrategia Comercial

1. El Archivo

1.1. Funciones

• Guardar, conservar y custodiar la documentación.
• Facilitar la localización de los documentos.
• Constituir un centro activo de información para la empresa.
• Cumplir con las disposiciones legales vigentes.

1.2. Tipos

• Según el soporte: convencional e informático.
• Según el uso: activo, semiactivo e inactivo.
• Según la localización: centralizado, descentralizado y mixto.

2. Archivo Convencional

2.1. Proceso

Entrada

• Determinar si el documento debe archivarse o no.
• Realizar copias de seguridad, fotocopias o digitalizaciones.
• Referenciar los documentos.
• Prearchivar.
• Archivar.

Conservación y utilización

Purga o destrucción

2.2. Equipos y Materiales

• Auxiliares: carpetas, bandejas, archivadores, cajas, fichas, guías, etc.
• Mobiliario: armarios, estanterías, cajones y archivos.

3. Archivo Informatizado

El archivo informatizado presenta múltiples ventajas competitivas:

• Ocupa poco espacio físico.
• Es mucho más rápido en la gestión.
• Permite el acceso desde cualquier lugar.
• Facilita la creación de copias de seguridad.
• Evita el consumo excesivo de papel.

4. Seguridad y Confidencialidad

Es fundamental cumplir con la normativa de protección de datos e informar a los ciudadanos sobre:

• Responsable, Finalidad y Legitimación.
• Destinatario, Derechos y Procedencia.

Otras obligaciones incluyen:

• Realización de análisis de riesgos.
• Notificación de las brechas de seguridad.
• Obtención del consentimiento expreso.
• Formalización de contratos.
• Designación de un Delegado de Protección de Datos (DPD).

5. Departamento de Marketing

Funciones

• Búsqueda de oportunidades de negocio.
• Análisis de los consumidores y de la competencia.
• Diseño de la estrategia.
• Implementación, control y evaluación.

Organización

• Funcional: investigación de mercados, atención al cliente, publicidad, ventas y relaciones públicas.
• Geográfica: división por zonas (Zona 1, Zona 2, etc.).
• Por Producto: división por líneas de producto (Producto 1, Producto 2, etc.).

6. Plan de Marketing

La estructura fundamental comprende:

1. Estudio de la información.
2. Definición del público objetivo.
3. Establecimiento de objetivos.
4. Desarrollo de estrategias.
5. Desglose del presupuesto.

7. Marketing Mix

Se basa en las cuatro variables fundamentales:

• Producto
• Precio
• Distribución
• Comunicación

8. Publicidad

Se caracteriza por ser unilateral, impersonal y masiva. En ella, el emisor controla el mensaje y paga por su difusión, dirigiéndose a un público objetivo determinado.

8.1. Objetivos

• Informar.
• Persuadir.
• Recordar.

8.2. Tipos

• Naturaleza: específica o genérica.
• Etapa: lanzamiento o mantenimiento.
• Tipo de mercado: consumo, servicios e industriales.
• Anunciante: empresa, asociación o administración.
• Estilo: blanda o dura.

9. Venta Personal

Este canal de comunicación destaca por:

• Flexibilidad en el mensaje.
• Comunicación directa con el cliente.
• Selección precisa del mercado objetivo.
• Alta posibilidad de cerrar la venta de forma inmediata.