Gestión documental en la empresa: registro, clasificación y archivo

Registro y envío de correspondencia

Registro de entrada

Es un libro en el cual se registra la correspondencia recibida, que suele numerarse con un sello que recoge la fecha, el número de registro y el destinatario.

Envío de correspondencia

1. Registro de la correspondencia en el libro de registro de salidas.
2. Plegado y ensobrado. El membrete ha de verse según se abre la carta.
3. Pesado. Se verán las tarifas de correos en función del peso.
4. Franqueo. Consiste en el pago a la empresa que realiza el envío, normalmente mediante sellos.

Registro de entrada y salida

• Registro de entrada: recoge la información que entra del exterior a la empresa.
• Salidas: recoge la información de la empresa que sale al exterior.

Clasificación de documentos

La clasificación es una técnica que consiste en identificar y agrupar los documentos en grupos homogéneos, según sus características, para facilitar su rápida localización y evitar su pérdida.

Requisitos de un sistema de clasificación

• Simplicidad: debe ser lo más sencilla posible.
• Exactitud: debe ser precisa.
• Economía: debe minimizar el coste económico.
• Utilidad: proporcionar un acceso rápido y eficaz a la información.

Sistemas de clasificación

• Alfabético: consiste en ordenar, clasificar y archivar los documentos en orden alfabético.
• Numérico: la documentación se clasifica según un orden numérico consecutivo.
• Alfanumérico: se basa en una combinación de los dos anteriores, ya que se utilizan números y letras.
• Cronológico: los documentos se agrupan y ordenan por fechas, siguiendo (año, mes y día).
• Geográfico: clasificar la documentación por zonas geográficas y, en cada una de ellas, seguir la ordenación alfabética.
• Analítico: es uno de los más convenientes para la organización de las empresas comerciales, ya que reúne todos los datos que interesan para sus actividades. Se agrupan por los asuntos o las materias que tratan.
• Decimal: consiste en crear grupos del 1 al 9 y a cada grupo se le crea un subgrupo.

Archivo de documentos

El archivo es el lugar donde se guardan y custodian los documentos de la empresa, y también el conjunto de dichos documentos debidamente ordenados según ciertos criterios de clasificación.

Finalidad del archivo

Razones técnicas

• Debe garantizar la conservación de la documentación.
• Optimizar la localización de los documentos.
• Constituir un centro de información.

Razones legales

• El artículo 30 del Código de Comercio obliga a las personas a guardar la documentación durante 6 años a partir de la última anotación.
• Existen documentos que deben guardarse indefinidamente.

Tipos de archivo según su ubicación

• Centralizado: la documentación de la empresa se almacena en un archivo único. Tiene la ventaja de un mayor control.
• Descentralizado: cada departamento tiene su propio archivo. Dentro del departamento, cada individuo puede tener su propio archivo individual. Tiene la ventaja de emplear menos tiempo para localizar documentos.