Gestión Documental Empresarial: Conceptos Clave y Procedimientos de Archivo

Conceptos Fundamentales de la Gestión Documental

Archivo: Conjunto ordenado de documentos que se producen al desarrollar funciones empresariales concretas con el fin de facilitar su actividad.

Tipologías de Archivo

• Archivo Informático: Utilización generalizada en empresas debido a la digitalización de sus archivos físicos, reduciendo el uso de papel. Presenta múltiples ventajas como la facilidad de búsqueda y análisis de datos, además de reducir costes.
• Archivo Activo: Archivo de oficina, contiene documentos usados con frecuencia. Se localiza en un lugar accesible y cercano para evitar pérdidas.
• Archivo Inactivo (Pasivo): Contiene documentos que rara vez son consultados.

Procedimientos para Archivar Correctamente

Para una gestión documental eficiente, se deben seguir las siguientes pautas:

1. Asegurar que sea fácil de encontrar.
2. Llevar un registro de entrada/salida.
3. No acumular documentación innecesaria.
4. Diferenciar lo útil de lo obsoleto.
5. Asegurarse de que el documento no ha sido abierto antes (si aplica).
6. Utilizar etiquetas al clasificarlo.
7. Implementar medidas de seguridad adecuadas.
8. En documentos con respuesta, adjuntar una copia.
9. Facilitar la visibilidad de los documentos clave.

Sistemas de Gestión y Tratamiento Telemático

Sistema de Gestión de Base de Datos (SGBD)

Programa informático capaz de obtener información de una base de datos, gestionando su acceso y eliminación. Ejemplos incluyen Microsoft Access, MySQL, Dbase y Oracle.

Tratamiento Telemático

En los últimos años, las nuevas tecnologías de la información y comunicación (TIC) han impulsado el tratamiento telemático:

Correo Digital

Permite confeccionar cartas y tarjetas postales desde el PC. Se redacta el contenido y los datos del destinatario, y el sistema de correo se responsabiliza del envío.

Franqueo Electrónico

Consiste en pagar a través de Internet una relación de envíos mediante tarjeta u otro medio de pago.

Certificado Digital

Documento electrónico que establece que a un ciudadano (con NIF y nombre) le corresponde una clave pública. Sirve como identificación digital de la persona y asegura su identidad. La firma digital equivale a una firma autografiada.

Las entidades certificadoras incluyen la Agencia de Certificación Electrónica o la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT).

Marco Legal: Protección de Datos y Seguridad

Medidas de Protección de la Información (LPD)

Para garantizar la protección de la información, se requiere:

• Un procedimiento claro y sencillo.
• Designación de un responsable de seguridad.
• Un plan de actuación y seguimiento continuo.
• Garantizar el secreto y la confidencialidad.
• Realización de copias de seguridad periódicas.
• Instalación de software para protección contra virus e implantación de sistemas de seguridad robustos.

Adaptación a la Actividad Empresarial (LOPD)

La adaptación a la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) implica los siguientes pasos:

1. Análisis de la información para evitar posibles errores.
2. Localización e identificación de los ficheros.
3. Clasificación y análisis legal de dichos ficheros.
4. Establecer el nivel de seguridad aplicable (responsable del fichero).
5. Confección del manual de seguridad.
6. Implantación del manual, notificación e inscripción de ficheros a la AEPD.
7. Auditoría de las medidas de seguridad al menos dos veces al año.