Gestión Documental Empresarial: Organización y Conservación de Archivos

Importancia de la Conservación y Guarda de Documentos

La correcta conservación y guarda de la documentación es fundamental para el funcionamiento de cualquier empresa. Esto se debe a dos razones principales:

• Por el propio interés de la organización: Mantener la documentación debidamente organizada y clasificada permite asegurar la continuidad y el acceso a la información vital de la empresa.
• Por exigencias legales: Los empresarios están obligados por ley a conservar los libros, correspondencia, documentos y justificantes relacionados con su negocio. Estos deben permanecer ordenados durante un periodo de seis años, a partir del último asiento realizado en los libros.

Definición de Archivo

Un archivo se define como el conjunto de documentos o documentaciones de una empresa, así como el local donde estos se almacenan. La clave reside en que deben estar debidamente ordenados y clasificados, siendo de interés para la empresa. Esto asegura su control y garantiza una fácil localización.

Clases de Archivo

Los archivos son testimonios de tiempos pasados y el lugar al que se acude en busca de datos. Atendiendo a diferentes criterios, podemos clasificarlos:

• Atendiendo a su titularidad: Pueden ser públicos o privados.
• Atendiendo a su edad o uso: Se clasifican en activos, semiactivos e inactivos.

Organización de Archivos

La organización de los archivos está intrínsecamente ligada a la conservación de los documentos. Podemos organizar los archivos según dos criterios principales:

A) Por el grado de utilización:

• Archivos Activos: Los documentos se guardan en este tipo de archivo mientras su utilización sea frecuente.
• Archivos Semiactivos: Aunque reflejan operaciones recientes, se consultan de forma muy esporádica.
• Archivos Inactivos: Rara vez van a ser solicitados. También pueden ser considerados pasivos o definitivos.

B) Por el grado de autonomía:

• Centralizado: Contiene todos los documentos de la empresa, concentrando la información en un único lugar donde se atienden todas las consultas.
• Descentralizado: Existen divisiones independientes. Su número dependerá de los departamentos que tenga la organización. Los archivos descentralizados buscan la independencia de cada departamento, pero sin perder el nexo de unión con el resto de la empresa.

Normas Prácticas de Utilización

No existe una normativa única y universal para la utilización de los archivos. Cada empresa adoptará aquellas reglas que le sean más útiles, dictadas por el jefe de oficina o personal cualificado. Es importante que los empleados sigan estas directrices para evitar errores y pérdidas de tiempo.

Reglas Generales Recomendadas:

• Comprobar que el recorrido o la toma de datos ha finalizado antes de archivar.
• No retrasar el archivo de los documentos.
• Indicar claramente el tiempo de permanencia de los documentos en los diferentes tipos de archivo.
• No interpretar arbitrariamente las reglas dictadas para la gestión u organización del archivo.
• Si un documento archivado es extraído del archivador, se debe dejar en su lugar una ficha de referencia. Esta ficha indicará la fecha, el departamento y la persona que se llevó el documento.

Control del Archivo

El control del archivo está directamente ligado al movimiento de los documentos. Los documentos que se encuentran en el archivo activo no deberían permanecer allí más tiempo del imprescindible para la realización de las operaciones habituales.

El archivo semiactivo recepcionará los documentos y estos se clasificarán de acuerdo con las normas establecidas en la empresa. La clasificación más aconsejable para pasar la documentación del archivo semiactivo al pasivo es la cronológica, y el periodo recomendable para esta transición es de un año.