Gestión Documental Empresarial: Principios y Normativas

Manejo de Correspondencia Entrada y Salida

La manipulación de correspondencia de entrada y salida abarca el conjunto de tareas que se realizan con la documentación que llega a la empresa desde fuera, o se envía de la empresa al exterior. La de entrada se encarga de la recepción, clasificación, apertura, registro de entrada y distribución interna.

Ley 3R

La ley 3R hace referencia a estrategias de consumo más respetuosas con el medio ambiente:

• Reducir (el volumen de residuos)
• Reutilizar (volver a usar los materiales que aún pueden servir)
• Reciclar (transformar los materiales de desecho para crear nuevos productos)

Ley de Protección de Datos

La ley de protección de datos de carácter personal garantiza y protege a todos los ciudadanos en lo que concierne al tratamiento de sus datos personales. El cumplimiento de la ley implica que debemos ser muy cuidadosos con el manejo, conservación y eliminación de los datos personales.

Listas Robinson

Las listas Robinson ofrecen un servicio que permite a los ciudadanos inscribirse para evitar recibir comunicaciones comerciales no deseadas por vía electrónica, telefónica o postal, por parte de empresas o instituciones.

Archivo Físico

El archivo físico es un conjunto ordenado de documentos que se guardan siguiendo normas y criterios en un lugar determinado. Es importante porque la ley obliga a conservar determinada documentación relacionada con su actividad y también por interés propio de la empresa, ya que contienen información de valor. Las funciones son conservar los documentos y facilitar su localización de forma rápida cuando son necesarios. Se deben conservar durante 6 años.

Archivo Centralizado

El archivo centralizado concentra toda la información en un solo lugar desde el que se atienden los diferentes departamentos. Es eficaz en la organización y tiene menor coste, pero produce retrasos en la gestión.

Archivo Descentralizado

El archivo descentralizado conserva la documentación en diferentes secciones o departamentos. Resulta rápido en la gestión, pero tiene un mayor coste y su organización es más compleja.

Archivo Mixto

El archivo mixto puede concentrar la documentación general en un archivo central y mantener archivos específicos por departamentos. O descentralizar el archivo por departamentos para los procesos en activo y, una vez finalizados, guardar los expedientes en un archivo central (individual, departamental y general).

Responsabilidad Social Corporativa

La responsabilidad social corporativa es la postura ética de la empresa ante los trabajadores, el medioambiente y la sociedad en general. Está basada en principios y normas universales:

• Respetar los derechos humanos estableciendo condiciones de trabajo dignas, que favorezcan la seguridad y la salud laboral, y el desarrollo humano y profesional de los trabajadores.
• Respetar el medioambiente evitando la contaminación, minimizando la generación de residuos y racionalizando el uso de los recursos naturales y energéticos.
• Procurar la distribución equitativa de la riqueza generada.