Gestión documental: funciones, reglas y sistemas de archivo para correspondencia

Funciones del archivo

Las funciones principales del archivo son:

1. Guardar, conservar y custodiar la documentación.
2. Facilitar la localización rápida y eficiente de los documentos.
3. Constituir un centro activo de información.
4. Cumplir con las disposiciones legales.

Reglas básicas que debe cumplir un archivo

Para que un archivo sea eficaz debe respetar una serie de reglas básicas:

1. Cualquier persona debe poder encontrar fácilmente un documento.
2. Registrar cualquier entrada o salida de un documento.
3. No acumular excesiva documentación pendiente de archivar.
4. Ser selectivos, diferenciando lo útil de lo relevante.
5. Asegurar, antes de abrir un expediente, que no ha sido abierto con anterioridad con una denominación distinta.
6. Utilizar señales visuales al clasificar documentación.
7. Eliminar periódicamente aquellos documentos que ya no son útiles. El archivo es una herramienta útil y viva; cuando deje de serlo, deberá ser destruido.
8. Adoptar medidas de seguridad para evitar la modificación, daño o destrucción de documentos.
9. En documentos con respuesta, adjuntar una copia del documento al que se responde.
10. Facilitar la visibilidad de cualquier documento en una búsqueda posterior.

Sistemas de clasificación

Sistema cronológico

Una clasificación cronológica destaca como referencia del documento una determinada fecha y lo ordena y archiva a partir de ella. Dicha fecha puede corresponder a la del acto económico reflejado en él.

Sistema geográfico

Este sistema sigue como criterio de ordenación una localización física concreta referida en el documento.

Gestión de datos en soporte informático

Un sistema de gestión de bases de datos es un programa informático capaz de obtener información de una base de datos, gestionando el acceso, la consulta, la modificación y la eliminación de los datos alojados y la organización de los mismos.

Tipos de correspondencia

Los principales tipos de correspondencia y su tratamiento son:

• De entrada: Es necesario recibirla, clasificarla, registrarla y distribuirla a los diferentes servicios, departamentos o personas de la empresa.
• De salida: Se debe recoger de los diferentes servicios o departamentos de la empresa, clasificarla, registrarla y enviarla en los plazos y formas establecidos.
• Comunicaciones interiores: Tienen que ser distribuidas entre los diferentes servicios, departamentos o personas de la empresa.