Gestión Documental y Normalización en la Administración Pública: Fundamentos y Aplicaciones

El Sistema de Información y Documentación en la Administración Pública

El sistema de información y documentación de la Administración Pública tiene la función primordial de gestionar la información y documentación, facilitando su comunicación a la ciudadanía.

Un sistema se define como “un conjunto de elementos dinámicos interrelacionados para alcanzar objetivos y operar sobre datos, energía y materia, creando sinergias que retroalimentan al propio sistema”.

Para la toma de decisiones, es fundamental evaluar el funcionamiento previo, utilizando datos y cifras de periodos anteriores para comparar resultados. Esto requiere información de diversa índole (jurídica, estadística, institucional, etc.).

Estructura del Sistema de Información y Documentación

El sistema de información y documentación se divide en tres subsistemas principales:

A) Subsistema de Gestión de la Administración Exterior

Se encarga de gestionar los documentos generados tanto interna como externamente. Estos documentos, aunque no corresponden propiamente al funcionamiento central de la organización ni están directamente vinculados a la toma de decisiones estratégicas, son relevantes para el contexto administrativo.

B) Subsistema de Gestión de la Administración Interna

Trabaja con la información generada por la propia organización en el transcurso de sus funciones.

Los archivos que este subsistema gestiona se estructuran en tres etapas:

1. Primera etapa: Archivo de gestión u oficina. Sus documentos se encuentran en fase de tramitación, son de uso frecuente y los manejan aquellas unidades administrativas que los generan.
2. Segunda etapa: Archivo intermedio. En este grupo se encuentran los documentos que han finalizado los trámites administrativos y pueden ser recurridos. Son manejados por personal administrativo, archiveros y documentalistas.
3. Tercera etapa: Archivo histórico. Agrupa documentos con una antigüedad de más de 25 años a partir de la fecha de creación del expediente. Se seleccionan por su valor cultural, histórico, etc. Son manejados principalmente por archiveros.

C) Subsistema de Comunicación de la Información

Se encarga de hacer llegar la información pertinente a los ciudadanos, empresas, instituciones, etc. La información se difunde, por ejemplo, mediante su publicación en el BOE y, en el caso de nuestra región, en el BORM.

La suma de estos tres subsistemas de información conforma lo que conocemos como Documentación Administrativa.

Normalización y Fundamentos del Trabajo Científico

La normalización establece pautas en la búsqueda y recuperación de la información con el objetivo de:

• Disminuir costes.
• Mejorar la calidad.
• Obtener una mayor rapidez en la búsqueda.
• Posibilitar el intercambio de información.
• Entre otros beneficios.

Estas normas son elaboradas por instituciones internacionales, nacionales, regionales, públicas, privadas o por asociaciones internacionales, con el fin de promover metodologías comunes.

Las normas se agrupan según sus aplicaciones. A continuación, se destacan tres grupos principales:

1. ISBD (International Standard Bibliographic Description). Regula la ordenación de los elementos que componen una descripción bibliográfica para que cada elemento esté en el lugar correspondiente. Este código permite intercambiar información procedente de fuentes diversas, facilita el intercambio automatizado de información por medio de ordenadores y su interpretación, a pesar de los problemas lingüísticos.
2. ISBN (International Standard Book Number). Es un identificador único para libros, software, publicaciones multimedia, etc., asignado a nivel internacional. Actualmente, se compone de 13 dígitos numéricos.
3. ISSN (International Standard Serial Number). Es un código identificador de publicaciones seriadas, impresas o electrónicas, que aparecen en orden sucesivo (fascículos o volúmenes), publicadas en orden cronológico o numérico durante un periodo indefinido (ej. revistas, anuarios, boletines, etc.). Se asigna a nivel nacional por los centros ISSN de cada país.

Referencias Bibliográficas y Elementos Complementarios

Las referencias bibliográficas son el conjunto de elementos que identifican un documento o una parte del mismo.

Las notas, por otro lado, son pequeñas anotaciones para una mejor comprensión del texto (según las normas ISO 690-1 y 2 para citas y notas).

Las remisiones son indicaciones, dentro del texto, que dirigen al lector a consultar un aspecto concreto de la obra.