Gestión Documental: Organización, Conservación y Tipología de Archivos Empresariales

El Archivo: Finalidad, Funciones y Tipos

El funcionamiento de cualquier departamento, área empresarial o sección está marcado por la necesidad de contar con información de calidad sobre la cual apoyar la toma de decisiones. La gran cantidad de documentos con múltiples datos debe ser correctamente tratada, clasificada y ordenada. El archivo y la conservación de documentos son esenciales para el correcto funcionamiento de cualquier empresa en la actualidad.

Naturaleza y Finalidad de la Labor de Archivo

El archivo es el lugar físico en el cual se guardan, ordenan y clasifican los documentos. La tarea desarrollada en dichas instalaciones se denomina archivo de documentación. Es la institución, organismo o departamento encargado de conservar documentos. Además de contener documentos, el archivo de documentos cumple otras funciones:

• Conservar adecuadamente los documentos como elemento probatorio.
• Cumplir con la obligación legal de conservar los documentos durante un mínimo de tiempo desde su elaboración.

Todas las empresas no archivan de la misma manera. Es fundamental:

• Establecer procedimientos que regulen cuándo un documento debe archivarse y cuándo debe destruirse.
• Facilitar la localización de cualquier documento de forma rápida y sencilla.
• Guardar y conservar correctamente los documentos objeto de archivo.

Plazos Legales de Conservación Documental

Los plazos legales para la conservación de documentos varían según la normativa aplicable:

• Código de Comercio: 6 años.
• Normativa Tributaria: 4 años.
• Ley de Prevención del Blanqueo de Capitales: 10 años.
• Normativa Civil: 5 años.

Tipos de Archivos Empresariales

Los archivos empresariales se pueden clasificar según diversos criterios:

Según el Soporte de Archivo Utilizado:

• Archivo convencional en soporte papel.
• Archivo informático.

Según la Frecuencia de Uso de los Documentos:

• Archivo activo: Documentos de uso frecuente.
• Archivo semiactivo: Documentos de uso ocasional.
• Archivo inactivo: Documentos de consulta muy esporádica o histórica.

Según la Localización Física del Archivo:

• Gestión descentralizada del archivo.
• Gestión centralizada del archivo.
• Gestión mixta del archivo.

¿Cómo se Debe Archivar? Buenas Prácticas

Para una gestión documental eficiente, se recomienda seguir estas pautas:

• Asegurar que cualquier persona pueda encontrar fácilmente un documento.
• Registrar cualquier entrada o salida de un documento.
• Evitar la acumulación excesiva de documentación pendiente de archivo.
• Ser selectivos en la conservación de documentos.
• Antes de abrir un nuevo expediente, verificar que no exista uno similar o anterior.
• Utilizar señales visuales para clasificar la documentación.
• Eliminar periódicamente aquellos documentos que ya no son útiles, respetando los plazos legales.
• Establecer medidas de seguridad para evitar la modificación, daño o destrucción de documentos.
• En documentos con respuesta, adjuntar una copia del documento al que se responde.
• Facilitar la visibilidad de cualquier documento en una posterior búsqueda.