Gestión Documental y Protección de Datos: Claves para la Eficiencia Empresarial

Gestión y Conservación de Archivos

Este documento aborda los principios fundamentales de la gestión documental y la organización de archivos, así como las normativas esenciales en materia de protección de datos personales, ofreciendo una visión integral para la eficiencia y el cumplimiento en cualquier entorno empresarial.

Definición de Archivo

Un archivo es el espacio físico donde se conservan un conjunto de documentos producidos o recibidos en cualquier empresa.

Etapas Clave para una Gestión y Conservación Eficaz del Archivo

Para que el proceso de gestión y conservación se controle de manera eficaz, se distinguen tres etapas:

• Entrada del documento.
• Elaboración de datos.
• Salida del archivo.

Criterios de Clasificación de la Información en el Archivo

La información se puede clasificar en cinco puntos principales:

• Conservar documentos que requiera la legislación.
• Considerar el valor de cada documento.
• Información confidencial.
• Información reservada.
• Documentos sin valor.

Recomendaciones para Optimizar la Eficacia de un Archivo

Para lograr un archivo eficaz, se sugieren tres recomendaciones:

• Establecer un sistema organizado.
• Guardar la documentación útil por el tiempo que sea necesario.
• Tener acceso rápido a los documentos y protegerlos adecuadamente.

Procedimiento para Archivar Documentos

El proceso de archivo sigue una serie de pasos:

• Decidir qué documentos se eliminan.
• Determinar cómo se va a categorizar la información.
• Ordenar los documentos.
• Prearchivar la documentación.
• Archivarla definitivamente.

Tipos de Archivos Más Utilizados

Entre los sistemas de archivo más comunes se encuentran:

• Archivo vertical.
• Archivo lateral.
• Archivo horizontal.
• Cajas de archivo tarjetero.
• Sistema informático.
• Sistema de microfilmación.

Niveles de Archivo

Existen tres niveles principales de archivo:

• Centralizados.
• Descentralizados.
• Mixtos.

Medidas de Seguridad de los Ficheros

Las medidas de seguridad para los ficheros se clasifican en:

• Nivel básico.
• Nivel medio.
• Nivel alto.

Informe Procedente del Archivo

Un informe procedente del archivo se refiere a la transferencia de información relevante que se genera o gestiona dentro del archivo.

Protección de Datos y Gestión de la Información Digital

Toda empresa profesional debe cumplir estrictamente la normativa sobre la protección de datos personales.

Marco Legal de Protección de Datos

Ley Orgánica de Protección de Datos

Ley Orgánica 3/2018, del 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).

Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)

Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, del 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos.

Concepto de Base de Datos

Una base de datos es un conjunto de información cuyos datos están agrupados y organizados de manera estructurada.

Ventajas de las Bases de Datos

Las principales ventajas de utilizar bases de datos incluyen:

• Independencia de los datos.
• Facilidad para compartir información.
• Accesibilidad controlada.
• Rapidez en la consulta y gestión.

Los Archivos Digitales

Los archivos digitales son un conjunto de datos que están almacenados en el disco duro del ordenador.

Los ordenadores organizan, ordenan y estructuran los archivos en carpetas para guardarlos. La mayoría de sistemas operativos ofrecen esta ventaja de organización.

Características del Árbol de Ficheros y Carpetas

El sistema de organización de ficheros y carpetas presenta las siguientes características:

• Organización jerárquica.
• Cada carpeta puede contener un número de archivos u otras subcarpetas.
• La organización se adapta a la preferencia del usuario.
• No puede haber archivos con el mismo nombre en la misma ubicación.
• Distinguen mayúsculas y minúsculas (dependiendo del sistema operativo).