Gestión de Documentos Escolares: Sistemas de Clasificación y Conservación de Archivos

Gestión de Documentos Escolares

1. Formato de Registro de Entrada y Salida

Un "formato de registro de entrada y salida" se refiere a la estructura estándar utilizada para documentar y organizar los datos que ingresan y salen de un sistema o proceso, incluyendo detalles como fecha, hora, origen y destino, con el fin de mantener un seguimiento claro y eficiente de las actividades.

2. Sistemas de Clasificación

Actualmente existen varios sistemas de clasificación de archivos que pueden ser apropiados para la documentación de una escuela, y la elección del sistema adecuado dependerá de factores como el tamaño de la institución, la naturaleza de los documentos y las necesidades específicas de gestión de registros.

- Según el Alfabeto

Organiza los documentos en orden alfabético según nombres, títulos o temas, facilitando la búsqueda y recuperación rápida de información.

- Según la Cronología

Sirve para clasificar los documentos según la fecha de emisión o expedición. De esta manera, serán almacenados en función del orden cronológico algo muy utilizado en archivos y carpeta físicas.

- Clasificación Numérica, Clasificación por Asunto o Tema, Clasificación Geográfica, Clasificación por Departamento o Sección y Clasificación Mixta

3. Archivos de la Escuela

ACTIVOS

Se trata de los documentos generados recientemente y que seguramente se utilicen con frecuencia debido a su relevancia actual. Por ello que deberán permanecer accesibles, por ejemplo: expedientes de estudiantes matriculados actualmente, documentos administrativos recientes, correspondencia actual como correos electrónicos y comunicaciones con estudiantes, padres y personal.

SEMIACTIVOS

Documentos que han terminado su vida útil dentro de una actividad concreta o han cumplido su ciclo fiscal. Se trata de archivos que se consultan ocasionalmente o que aún pueden necesitar para referencia o propósitos legales. Por ejemplo: los expedientes de años anteriores

INACTIVOS O DEFINITIVOS

Son aquellos documentos que han perdido todo valor útil para las operaciones de las instituciones, pero que se mantiene por su valor político, documental, histórico, o incluso porque la Ley General de Archivos exige un periodo de conservación. Por ejemplo, documentos fundacionales o archivos históricos como fotografías.

4. Duración de la Información en las Escuelas

Según la información proporcionada por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), la conservación de datos en centros educativos debe seguir las siguientes pautas:

• Expedientes académicos: Conservarse indefinidamente para estar disponibles para los alumnos o para solicitudes de empleo.
• Datos de admisión y exámenes: Eliminarse al finalizar los procedimientos de reclamación.
• Otros datos personales: Conservarse solo mientras sean necesarios para la finalidad para la que fueron recogidos. Una vez cumplida esta finalidad, deben eliminarse.
• Documentación relacionada con contratos: Conservarse durante el tiempo especificado en el contrato.
• Protocolos internos: Los centros educativos deben desarrollar protocolos internos para la gestión segura y conforme a la ley de todos los datos personales.

Además, se recomienda destruir los datos de manera certificada para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información.