Gestión de Documentos: Tipos, Clasificación y Principios Fundamentales

Definición y Funciones del Archivo

El archivo es el conjunto de documentos que guarda una empresa, institución o entidad. También se refiere al lugar donde la empresa, institución o entidad conservan los documentos, y a la tarea de guardar los documentos en sus lugares correspondientes.

Funciones Principales

• Conservar
• Clasificar y ordenar
• Garantizar rápida localización y fácil consulta

Tipos de Archivo

Según Ubicación o Grado de Autonomía

• Centralizado
• Descentralizado

Ventajas del Archivo Centralizado

• Ahorra espacio, equipamiento y personal.
• Aplica un sistema único para cualquier documento.
• Permite el uso de equipos estándar, más fáciles de adaptar.
• Se usan sistemas que se adaptan mejor a las necesidades o más sofisticados.

Desventajas del Archivo Centralizado

• El sistema de clasificación no es el mejor para todos los documentos.
• Se puede producir retraso porque alguien tiene el documento.
• Al tener que buscar entre tantos, se gasta más tiempo.

Según su Uso

• Inmediato o Activo: Consultados con alta frecuencia, situados cerca del usuario, no contienen demasiada información.
• Definitivo, Pasivo o Muerto: Documentos guardados por diversos imperativos, no se consultan o muy poco; empaquetado de forma compacta y puede estar en el sótano siempre que esté seguro.
• Semiactivo: Los documentos no se consultan todos los días pero sí con cierta frecuencia, es el que tiene más documentación.

Según Tipo de Almacenamiento

• Horizontal
• Vertical
• Lateral

Materiales de Archivo

• Carpetas colgantes
• Archivadores de anillas
• Cajas para archivo definitivo

Consumibles

• Perforadoras
• Cortadoras
• Encuadernadoras
• Plastificadoras

Material Auxiliar

• Bandejas
• Colectores y clasificadores alfabéticos
• Archivo de microfilm

Clasificación de Documentos

Clasificar es dividir, ordenar o disponer por clases o categorías; una clase es un conjunto de elementos que tienen características en común.

Sistemas de Clasificación

• Sistema cronológico, por fechas: año, mes, día.
• Sistema numérico consecutivo: asignar número de expediente y ordenar por ese número.
• Sistema numérico terminal: se toma en cuenta el último dígito.
• Sistema numérico en serie.
• Sistema decimal, numérico en código.

Sistemas de Clasificación Alfabéticos

• Sistema alfabético nominal: orden alfabético empezando por el primer apellido.

Otros Sistemas

• Sistema geográfico: país, comunidad autónoma, provincia.
• Sistema ideológico: temas afines.

Condiciones y Calidad de un Buen Archivo

Condiciones

• De fácil uso
• Rápido
• Flexible
• Continuamente comprobado
• Seguro
• Rentable

Medición de la Calidad

Medir la calidad de un archivo:

• Rapidez
• Medir adecuación de archivo a materiales

Las 5 Reglas de Oro del Archivo

1. Elige el método adecuado: simple, preciso, seguro, cómodo y flexible.
2. Archiva al día.
3. Divide el trabajo en diferentes operaciones: 1º clasificar y rotular, separar por epígrafes y guardar.
4. Haz fácil la búsqueda por distintos medios.
5. Controla los préstamos: fija plazo de devolución, anotar quién lo retira y reclamar los préstamos a su vencimiento.