Gestión Eficaz del Control de Asistencia y Expedientes Laborales

Control de Asistencia y Gestión Documental del Personal

Definición de Ausentismo Laboral

El absentismo laboral se define como toda ausencia de una persona de su puesto de trabajo, durante las horas que corresponden a un día laborable.

Tipos de Ausencias:

• Ausencia Justificada (Abs. Justi): Se refiere a los periodos de tiempo en que un empleado se ausenta por motivos válidos y reconocidos.
• Ausencia Injustificada (Abs. No Justi): Constituyen las faltas al trabajo sin justificación alguna.
• Presencia (Abs. Presen): Consiste en acudir y cumplir con la jornada laboral en el puesto de trabajo.

Causas y Consecuencias del Ausentismo

El absentismo puede contribuir a reducir la productividad de una empresa, provocar problemas organizativos y generar altos costes.

Establecer medidas eficaces para prevenir y corregir el absentismo laboral no puede realizarse de forma unilateral.

Causas Comunes del Ausentismo:

• Causas legales
• Factores psicológicos
• Falta de motivación
• Enfermedades ficticias
• Accidentes laborales
• Enfermedades profesionales

Prevención y Control del Absentismo

Las estrategias de prevención y control deben enfocarse en:

• Motivación del personal
• Prevención de riesgos
• Gestión de accidentes
• Procesos de extinción contractual

Control de Presencia y Tecnologías

Control de Presencia:

Su objetivo es garantizar el cumplimiento del horario y conocer las incidencias que se producen durante la jornada laboral.

Control Mediante Nuevas Tecnologías:

Una mala práctica en la aplicación de las técnicas de control podría suponer la vulneración de derechos fundamentales, como la intimidad, la dignidad, la libertad sindical o el secreto de las comunicaciones.

Control del Correo Electrónico:

El empresario, al controlar y vigilar el uso indebido del correo electrónico por parte del empleado, debe actuar con absoluta transparencia e informar a los trabajadores sobre el control y la vigilancia.

Requisitos para la Inspección del Correo Electrónico:

• La inspección debe realizarse en las oficinas de la empresa.
• Debe llevarse a cabo durante el horario laboral.
• Debe contar con la presencia del trabajador o sus representantes, u otro trabajador designado.

Control de Internet:

Los empresarios tienen la facultad de vigilar o restringir la navegación por Internet. Esto puede incluir:

• Bloquear el acceso a ciertas direcciones web.
• Rastrear la navegación de los empleados.

Control Mediante Cámaras:

Al instalar sistemas de videovigilancia, se debe tener en cuenta la idoneidad, necesidad y proporcionalidad de su uso.

Registro y Archivo de la Información y Documentación

Expediente Personal:

El expediente personal del empleado es la elaboración de un conjunto de documentos que reflejan su historial laboral en la empresa, ordenados cronológicamente.

Existen normas y periodos de conservación establecidos por la Ley Orgánica de Protección de Datos.

Conservación de los Documentos del Carácter Laboral:

Los expedientes personales de los trabajadores se guardan en el Departamento de Recursos Humanos durante 4 años.

Ciclo Vital de los Documentos:

• Archivo Activo: Documentación actual y de uso frecuente, mientras el empleado permanece en la empresa.
• Archivo Semi-Activo: Transferencia de archivos de los departamentos cuando ha finalizado el contrato. Si la vigencia del documento desaparece, será depurado y eliminado.
• Archivo Histórico Inactivo: Documentación que se consulta raramente. El resto se mantiene digitalizado.